Ruolo del management nella gestione dei progetti
Il ruolo del management nella gestione dei progetti è spesso decisivo per il buon esito dei lavori.
Il management aziendale è coinvolto in una pluralità di modi:
- deve fornire le risorse ed il supporto organizzativo perché un progetto possa essere avviato;
- deve mobilitare tutta l’organizzazione affinché collabori e agevoli il lavoro;
- deve aiutare i project manager a superare i problemi organizzativi su cui non hanno sufficiente potere per intervenire direttamente;
- deve seguire l’avanzamento di ogni progetto per verificare l’allineamento tra risultati ed obiettivi;
- deve verificare che il lavoro svolto da ogni team di progetto e dai project manager sia in linea con le aspettative dei vari stakeholder.
Ciò è particolarmente vero per i progetti interni di cambiamento e miglioramento organizzativo in cui occorre mantenere una forte coesione interna per sostenere il lavoro dei team di progetto ed al tempo stesso per ridurre ogni possibile resistenza al cambiamento.
Le organizzazioni che riescono a sopravvivere e a prosperare sono quelle più capaci ad adattarsi al contesto di mercato e a modificare il proprio modo di operare per soddisfare le richieste e le esigenze della propria clientela di riferimento.
Il ruolo del management è quello di anticipare i cambiamenti. Ogni realtà ha bisogno di tempo per poter comprendere la direzione dei cambiamenti da attuare, le modalità per attuarli, i fabbisogni di risorse e le azioni di supporto necessarie. Per questo è necessario avviare una serie di progetti che producano risultati in tempo utile perché nuovi processi o nuove tecnologie possano essere utilizzati in modo da fornire nuovo impulso al business.
In questa prospettiva il ruolo del management è quello di:
- selezionare i progetti che presentano il maggior valore aggiunto per l’organizzazione;
- individuare le fonti di finanziamento per supportare le iniziative da avviare;
- definire i criteri per allocare i fondi e le risorse sui progetti selezionati;
- monitorare tutti i progetti per verificare che procedano allineati agli obiettivi di business.
Per svolgere queste attività è necessario disporre di risorse qualificate che abbiano piena visibilità sugli obiettivi strategici, sulle risorse disponibili, sui possibili progetti da avviare e controllare in corso d’opera.
Può essere opportuno riunire queste risorse in un project management office e dotarsi di standard e strumenti software con funzionalità di portfolio management.
In assenza di questo presidio top-down delle iniziative avviate, il ruolo del management sarebbe quello di un controllo a consuntivo delle attività che non consentirebbe di intervenire tempestivamente in modo preventivo per riportare i risultati in linea con le attese.