Al di là delle differenze sostanziali tra le attività di Project Management e quelle di Program Management, nelle organizzazioni esiste frequentemente confusione tra i ruoli di Project Manager e quello di Program Manager.
A volte il Program Manager viene visto solo come un Project Manager “anziano” e quindi con notevole esperienza, oppure come un coordinatore di tutti i progetti presso un unico cliente, oppure ancora come un punto di arrivo nella carriera di Project Manager.
In realtà si tratta di ruoli profondamente diversi che richiedono sicuramente diversi livelli di seniority nella professione ma che si sostanziano in compiti decisamente differenziati.
Differenze nelle responsabilità
Un Program Manager deve coordinare tutti i Project Manager dei progetti che compongono il programma adottando prassi che vanno ad integrare quelle che ciascun Project Manager adotta sul proprio progetto secondo lo standard descritto nella sezione sul Program Management.
Inoltre i Program Manager hanno un maggior coinvolgimento nella definizione delle strategie di business aziendali sia in termini di gestione del ciclo di vita dei prodotti o servizi forniti.
Un Project Manager, invece, assume un minor coinvolgimento nei processi di business. Il suo ruolo, le sue competenze e le sue responsabilità principali sono finalizzate a garantire il completamento di un progetto, non di progettazione e sviluppo di prodotti/servizi e definizione degli obiettivi di business.
Pertanto, un responsabile di programma deve possedere una visione del futuro e definire un prodotto/servizio per soddisfare questa visione garantendo il raggiungimento di un adeguato rapporto costi/benefici.
I criteri di valutazione dell’operato di un Program Manager sono espressi in termini di benefici di business introdotti dai programmi gestiti, mentre la valutazione di un Project Manager dipende dalla capacità di raggiungere gli obiettivi di progetto nel rispetto del mandato assegnato.
Un Program Manager si assume maggiori responsabilità del Project Manager, e ha più visibilità all’interno dell’organizzazione. Il suo coinvolgimento inizia molto prima di quello dei responsabili dei progetti che compongono il programma, in quanto deve avviare una iniziativa imprenditoriale per la creazione del prodotto e deve permanere anche dopo il rilascio del prodotto.
Il ruolo di Program Manager implica anche valutazioni molto più analitiche, come le analisi di mercato, le revisioni e le tendenze periodiche in termini di posizionamento del prodotto/servizio sul mercato, le indagini sugli utenti e l’esame dei dati finanziari. Questo tipo di lavoro richiede una certa esperienza nel settore e con l’azienda nel suo complesso.
Tali analisi e valutazioni comportano una forte integrazione tra l’impresa e gli utenti per convalidare i bisogni di tutte le parti interessate:
- Gli utenti hanno un problema con il prodotto già esistente? Hanno bisogno di qualcosa di nuovo o gli aggiornamenti saranno sufficienti?
- Quali sono i vantaggi nel costruirlo ex novo?
- La produttività migliorerà, il servizio sarà migliore, il profitto aumenterà, ecc?
- Quali saranno i rischi, gli svantaggi, le scappatoie?
- Quanti e quali sforzi e investimenti saranno richiesti?
- Quale sarà il ritorno di investimento?
Una volta costruito il master plan del programma il Program Manager dovrà coordinarsi con tutti i Project Managers dei progetti componenti il programma per verificare l’allineamento dei vari progetti con il master plan sia in fase di micropianificazione sia “on-going” durante lo svolgimento dei singoli progetti.
Differenze nella formazione
Per svolgere il ruolo di Program Manager sono necessari diversi anni di esperienza pregressa nel ruolo di Project Manager; ma, poichè è richiesto al Program Manager l’adempimento di compiti aggiuntivi rispetto a quelli del Project Manager, si rende opportuna una formazione specialistica sull’applicazione degli standard organizzativi e procedurali di Program Management.
Questo perché i processi di Program Management sono diversi da quelli di Project Management.
Inoltre è necessaria una buona esperienza di gestione in ambienti multi-progetto. In tal senso, può essere utile consultare il programma del nostro Corso di formazione sul Program Management.
Differenze nelle aspettative
I responsabili dei programmi hanno uno status professionale ed aziendale più elevato, quindi, le loro aspettative sono più alte di quelle dei responsabili di progetto.
Poiché contribuiscono a definire gli obiettivi di business e partecipano allo sviluppo dei prodotti e servizi fino dalle fasi iniziali, essi finiscono per costituire degli esperti interni la cui competenza e conoscenza degli obiettivi e dei processi di sviluppo li porta a dover coordinare i responsabili dei progetti che compongono il programma fornendo spiegazioni su tutti i passaggi chiave e gli obiettivi da raggiungere.
Essi sono inoltre tenuti ad avere rapporti stretti con le business unit e le parti interessate per le quali costituiscono la principale interfaccia con l’azienda. Inoltre, se i responsabili di progetto incontrano dei problemi, il Program Manager deve intervenire in modo da contribuire ad individuare soluzioni per il loro superamento svolgendo anche funzioni di mentoring quando necessario.
Pertanto il ruolo di Program Manager apre la possibilità di accedere a percorsi di carriera manageriale che hanno come sbocco ruoli di vertice aziendale mentre il ruolo di Project Manager appartiene ad un percorso di carriera che può avere come sbocco quello di Program Manager, oppure di coordinamento all’interno del Project Management Office, oppure di consulente interno, oppure di responsabile funzionale.
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