Processo e progetto: differenze e analogie

Processi e progetti aziendali hanno finalità e caratteristiche profondamente diverse anche se spesso vengono assimilati e considerati nello stesso modo.

Un processo è composto di attività svolte in modo continuativo per assolvere a specifici obiettivi e compiti.

Queste attività attraversano più settori aziendali determinando un flusso procedurale più o meno complesso.

Ad esempio, il processo logistico assolve al compito di ricevere i materiali in ingresso necessari per produrre e poi di gestire la consegna dei prodotti finiti.

Invece, un progetto ha vincoli di tempo, costo, risorse.

Ad esempio, la realizzazione di una centrale termica è un’iniziativa che ha un inizio e una fine precisi e richiede risorse per un arco di tempo limitato.

Addirittura, nel caso di progetti innovativi, questi sono composti da attività mai fatte in precedenza.

I processi aziendali si dividono convenzionalmente in:

• Processi di business. Hanno come destinatario il cliente finale.
• Processi di supporto. Supportano i processi di business e sono a loro volta articolati in processi gestionali e processi tecnologici in base all’infrastruttura con cui vengono gestiti.

Ciclo di vita di progetto e di processo

Il ciclo di vita di un progetto è diverso da quello di un processo. Il primo termina con la fine del progetto, il secondo non prevede un termine ma la seguente articolazione:

• Ingegnerizzazione. E’ la fase in cui un processo è disegnato in base ad esigenze interne oppure di supporto ad un certo settore di mercato o cliente specifico. Questa fase richiede la mappatura del processo in modo da evidenziare eventuali criticità, inefficienze e colli di bottiglia. Alla mappatura segue l’analisi del processo per comprendere come intervenire per conseguire gli obiettivi fissati. In questa fase vengono anche definite le metriche con cui misurare a regime efficacia, efficienza e qualità del processo.
• Implementazione. E’ la fase in cui il disegno viene implementato modificando i flussi  di lavoro all’interno dell’organizzazione e formando il personale alle nuove procedure.
• Esercizio e miglioramento. E’ la fase di funzionamento a regime del processo durante la quale occorre svolgere un’attività di monitoraggio sistematico della performance in rapporto alle metriche definite in fase di ingegnerizzazione.
• Reingegnerizzazione. E’ la fase in cui il processo viene ridisegnato per migliorarne la performance oppure in base a nuove esigenze che si sono manifestate durante la fase di esercizio. In questo caso non si tratta di un’attività di manutenzione o miglioramento, ma di un vero e proprio rifacimento.

In quest’ottica, si può dire che nelle fasi del ciclo di vita di un processo possono essere necessari diversi progetti di ingegnerizzazione, implementazione e reingegnerizzazione. Come nel ciclo di vita di qualunque prodotto o servizio aziendale.

Governance di progetto e di processo

Le logiche di governo dei processi e dei progetti presentano effettivamente delle similitudini; ma, come detto, sono diverse le finalità. Quindi le modalità di gestione sono analoghe, ma i prodotti finali e i vincoli sono diversi.

Il lavoro di gestione di un progetto è costituito da un insieme di processi di project management a loro volta soggetti ad azioni di miglioramento continuo.

In un progetto sono coinvolte figure professionali e strumenti specifici.

Un processo aziendale prevede alcune metriche per misurarne la performance e un sistema di ruoli coinvolti con responsabilità diverse nelle fasi di ingegnerizzazione, implementazione, esercizio, miglioramento e re-ingegnerizzazione.

Lo stesso modello PDCA è utilizzato sia nel miglioramento dei processi di business e di supporto che nel miglioramento dei processi di project management.