Il Kaizen è una parola che si compone due termini giapponesi, KAI (cambiamento, miglioramento) e ZEN (buono, migliore), e significa cambiare in meglio, miglioramento continuo.
Fa riferimento quindi all’importanza per un’organizzazione di introdurre miglioramenti incrementali e costanti ai propri processi, prodotti e servizi.
Il termine è stato coniato da Masaaki Imai, teorico organizzativo e consulente d’impresa, oltre 30 anni fa.
Da allora, i principi del kaizen sono stati impiegati con successo per migliorare l’operatività di molte organizzazioni appartenenti a diversi settori di mercato.
Ad esempio, sono stati inglobati nella “Toyota Way”, che è un insieme di principi che supportano l’approccio gestionale dell’azienda alla produzione.
La metodologia persegue questi miglioramenti attraverso una forte determinazione e concentrazione nell’eliminazione degli sprechi.
Lo spreco non deve essere inteso solo come un costo o un tempo improduttivi ma un vero e proprio nemico dell’organizzazione.
Impiegare risorse in attività che non generano valore significa minare alla base la capacità di un’organizzazione di prosperare.
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- Conosci il tuo cliente. Conoscere in modo approfondito le esigenze della propria clientela è determinante per creare valore per il mercato. È quindi fondamentale che le aziende identifichino gli interessi dei loro clienti per migliorare la customer experience.
- Lascia scorrere. Ci si riferisce alla creazione di valore per il mercato che non deve incontrare colli di bottiglia ed inefficienze interne. Questo principio porta ad eliminare gli sprechi e le attività che non aggiungono valore. Si tratta di un obiettivo ambizioso che deve essere perseguito gradualmente attraverso piccoli miglioramenti incrementali.
- Concentrati su Gemba. Si tratta di un altro termine giapponese che significa “posto di lavoro”. L’espressione significa che il cambiamento deve basarsi su fatti reali che accadono dove si svolge l’operatività. Occorre quindi recarsi sul posto dove è sorto un problema, identificare il problema insieme alle cause che l’hanno originato, lavorare per migliorare la situazione eliminando o mitigando le cause che hanno generato il problema.
- Responsabilizza le persone. I team leader devono fissare obiettivi per i propri team che non siano contraddittori. Devono essere portatori di metodo ed organizzazione del lavoro ma lasciare le persone autonome e libere di esprimere suggerimenti ed attivarsi per risolvere i problemi.
- Sii trasparente. I dati sono il fattore decisivo. È la metrica che misura il successo. Pertanto, le prestazioni e i miglioramenti devono essere monitorati con dati reali. Inoltre ogni decisione deve essere basata sulla raccolta e analisi dei dati.
Da un punto di vista operativo, questi principi si traducono in cicli di miglioramento organizzati con l’approccio PDCA (Plan, Do, Check, Act). Questa modalità consente di introdurre piccoli cambiamenti rivedendone periodicamente i risultati in modo da aggiungere correttivi o ulteriori miglioramenti e così via.
Applicazione del Kaizen al Project Management
Applicando la filosofia Kaizen di miglioramento continuo, è possibile ottenere economie di tempo e risorse in ciascuna delle fasi in cui si articola un progetto.
È anche possibile individuare i modi affinché una fase possa essere completata prima o in modo economicamente vantaggioso rispetto a quanto precedentemente previsto.
Ciò libera risorse da utilizzare in altre fasi del progetto.
Inoltre, durante lo svolgimento del progetto il project manager può individuare processi di lavoro che presentano inefficienze ed intervenire migliorandoli secondo le logiche del Kaizen. I processi migliorati vanno a costituire nuovi asset aziendali a beneficio anche di altre iniziative e progetti.
In sostanza, in ogni progetto è possibile individuare delle opportunità di miglioramento e poi procedere sistematicamente ad elevare la qualità del project management.
Applicare i principi del Kaizen nella gestione dei progetti significa quindi:
- Individuare le opportunità di miglioramento.
- Trovare e analizzare le cause alla radice dei problemi che possono causare inefficienze
- Determinare il livello richiesto di prestazioni.
- Definire le soluzioni e pianificare le azioni per implementarle.
- Definire un piano d’azione assegnando le responsabilità di attuazione
- Valutare i risultati ottenuti rispetto alle prestazioni desiderate.
- Migliorare o modificare le soluzioni se i risultati non soddisfano le attese.
- Aggiornare le lesson learned in base a quanto è stato possibile fare.