Il gestore del portafoglio progetti è una figura professionale che si è affermata negli ultimi anni per fornire supporto al management aziendale nel prendere decisioni in merito ai progetti che un’organizzazione deve gestire.
Il project portfolio manager può essere un ruolo a diretto riporto del vertice aziendale oppure, più frequentemente, è inserito nel project management office.
Si può occupare dell’intero portafoglio progetti aziendale oppure solo del portafoglio di una divisione o dipartimento.
In tal senso può riportare direttamente alla Direzione Generale oppure, ad esempio, al responsabile ricerca e sviluppo oppure al responsabile dell’information technology.
Si tratta quindi di un ruolo altamente professionalizzato che presenta un insieme di mansioni ed un profilo di competenze molto articolato. Il Project Management Institute ha pertanto previsto per esso uno specifico programma di certificazione: Portfolio Management Professional (PfMP ®).
Profilo di un project portfolio manager
Questa figura professionale deve assolvere alle seguenti mansioni:
- raccogliere le richieste interne di progetti da avviare (demand management);
- contribuire a definire le politiche per la governance dei progetti;
- misurare il valore creato da ciascun progetto;
- fornire supporto nel decidere quali progetti sono più vantaggiosi;
- definire il livello di priorità da assegnare a ciascun progetto tenendo conto di quanto è allineato agli obiettivi strategici, della sua redditività in relazione ai rischi potenziali;
- valutare le modalità di allocazione degli investimenti;
- analizzare le competenze richieste da ciascun progetto e le risorse disponibili;
- valutare quando far partire un progetto in relazione alla disponibilità delle risorse e delle fonti di finanziamento;
- selezionare ed utilizzare gli strumenti di gestione del portafoglio più adeguati;
- coordinarsi con i project manager per monitorare l’avanzamento di ciascun progetto;
- fornire report periodici al management sullo stato di avanzamento dell’intero portafoglio e sulla sua sostenibilità in relazione agli obiettivi aziendali.
In relazione alle mansioni descritte, il project portfolio manager presenta un profilo di competenze prevalentemente di carattere economico-finanziario.
In particolare dovrà avere buone conoscenze di:
- analisi di business;
- pianificazione strategica;
- pianificazione economico-finanziaria;
- definizione di budget e controllo direzionale;
- asset management.
Inoltre è necessario che acquisisca le competenze di carattere metodologico necessarie per applicare lo Standard PPM.
Per svolgere la sua attività, il project portfolio manager dovrà analizzare le proposte di avvio progetto ed i business case, collaborare nello svolgimento delle analisi di fattibilità, predisporre i KPI e le scorecard per analizzare la performance dei progetti in corso d’opera. Dovrà inoltre valutare i benefici conseguiti da ciascun progetto in un’ottica di portafoglio.
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