La pianificazione di un progetto può essere sviluppata in tre modi.
La prima modalità è quella più utilizzata nelle situazioni normali e prevede due condizioni:
- l’esecuzione di un progetto non può partire se non è stata completata la pianificazione;
- una volta che il progetto è avviato, esso sarà sottoposto a revisioni periodiche e ripianificazioni fino al suo completamento.
Ciò implica un’ottima conoscenza di come un determinato progetto evolverà in corso d’opera non solo dal punto di vista delle attività da svolgere ma anche dei rischi collegati e della qualità prodotta. In sostanza è la modalità ottimale per pianificare progetti ricorrenti su cui si è accumulata nel tempo una buona capacità di gestione e conoscenze approfondite. Inoltre tutte le risorse coinvolte devono condividere questa conoscenza ed il project manager deve avere su di esse un controllo totale.
La seconda modalità di pianificazione si applica a progetti complessi e di grandi dimensioni. In questo caso può essere opportuno contenere l’incertezza complessiva strutturando il progetto per fasi.
Ciascuna fase produrrà determinati deliverables ed il piano per la fase successiva in quanto solo al termine di una fase si possiedono tutte le informazioni per poter pianificare le fasi successive. In alcuni casi può esservi una leggera sovrapposizione tra le fasi ma generalmente esse procedono a cascata con un approccio waterfall.
Questo modello può andar bene in due situazioni:
- quando non è possibile pianificare in dettaglio il progetto all’inizio perché sono disponibili poche informazioni su come il progetto evolverà;
- quando è chiaro quali sono i deliverables da produrre e quindi è possibile definire un piano di alto livello e poi aggiustare i piani di dettaglio man mano che il progetto avanza.
La terza modalità viene chiamata pianificazione a finestra mobile e può essere applicata:
- quando non è possibile definire da subito un piano di dettaglio;
- quando non è da subito chiaro quali deliverables dovranno essere prodotti in ciascuna fase;
- quando per varie ragioni non è possibile articolare il progetto in fasi.
In questa modalità, all’inizio del progetto viene predisposto un piano di massima col dettaglio delle informazioni disponibili al momento. Durante la realizzazione del progetto, questo viene sottoposto a momenti di revisione e ripianificazione sulla base delle nuove informazioni acquisite durante lo svolgimento delle attività.
Nella figura sottostante “DP” (detailed planning) identifica ciascuna ripianificazione propedeutica alle successive attività di esecuzione.
Questa modalità si presta molto bene ad operare con finestre temporali di durata prefissata (timeboxing) e con cicli di sviluppo iterativo. Il fatto quindi di operare con una modalità di pianificazione a finestra mobile non deve essere visto come una sorta di licenza ad operare senza un piano quando invece si hanno informazioni per produrlo.
Pertanto, una volta delineate le tre alternative per la pianificazione di un progetto, è possibile svolgere la pianificazione con queste tre regole:
- Occorre comunque predisporre un piano all’inizio del progetto e prima di partire con l’esecuzione. Il livello di dettaglio è quello disponibile al momento. Pertanto se il progetto è noto in dettaglio da subito si opererà con una pianificazione tradizionale in quanto in questo modo risulterà meglio governabile. Se invece le informazioni sono limitate, si svilupperà un piano di massima che verrà aggiornato e completato in corso d’opera.
- Ogni work package e le attività corrispondenti potranno essere avviati solo nel momento in cui sarà stato possibile svilupparne una pianificazione di dettaglio attendibile.
- Ogni pianificazione sarà sempre sottoposta a revisioni periodiche.
Un’impostazione diversa da quelle illustrate può portare ad una perdita di controllo sul progetto e ad una improvvisazione che molto spesso viene scambiata per flessibilità.
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