Priorità dei progetti

La definizione di un approccio sistematico e strutturato alla gestione delle priorità dei progetti di un’organizzazione o business unit costituisce un passaggio importante nell’implementazione di un sistema di  project portfolio management.

Ma solo poche organizzazioni sono abituate a valutare i loro progetti in termini di allineamento strategico e ad assegnare su questa base le priorità a ciascun progetto o programma.

Ciò costituisce uno dei principali motivi che portano all’insuccesso di un progetto determinando carenze, slittamenti e ritardi dovuti ad una scarsa convinzione dei vari stakeholders sulla reale opportunità di convogliare sul progetto le risorse ed il commitment necessari.

E’ quindi importante definire un percorso strutturato finalizzato ad attribuire a ciascun progetto la sua priorità ed a far sì che vengano attuati solo i progetti in grado di creare valore per l’organizzazione.

Il percorso per definire la priorità dei progetti si compone dei seguenti passaggi:

1. Censimento di tutti i progetti. Ogni organizzazione deve creare un inventario di tutti i progetti che intende sviluppare in un determinato arco temporale indipendentemente dalle dimensioni o impatto economico. Ciò al fine di rendere consapevole il management della quantità di iniziative che vengono portate avanti da un’organizzazione. Spesso questa fase fa emergere un numero significativamente maggiore di progetti di quanto sia realisticamente sostenibile ed incentiva il management a razionalizzare il processo di approvazione di ciascuno di essi e di allocazione delle risorse e degli investimenti.
2. Esame della documentazione di base di ciascun progetto. In particolare. è importante che per ogni progetto sia disponibile lo scope statement ed il piano di progetto in quanto questi due documenti sono fondamentali per una corretta determinazione del livello di priorità.
3. Definizione dell’allineamento strategico. Una volta chiariti gli obiettivi ed i deliverables di un progetto è necessario precisare i key performance indicators (KPI) per determinarne il livello di allineamento strategico e la priorità di progetto. La definizione dei KPI e dei criteri di assegnazione della priorità deve prevedere il coinvolgimento attivo del management.
4. Creazione del ranking dei progetti. Una volta definiti i criteri per valutare l’allineamento strategico di un progetto, essi vanno applicati a ciascun progetto per consolidarne il livello di priorità. La graduatoria risultante dovrà essere rivista più volte per assicurarsi che i criteri di valutazione siano effettivamente coerenti ed affidabili. Qualora questo non accada occorrerà rivedere con il management le modalità di misura dell’allineamento strategico e modificare o integrare i KPI. Il risultato finale dovrà avere comunque l’approvazione del management prima che i progetti possano essere attuati secondo le priorità assegnate.