L’incertezza non solo caratterizza il nostro tempo ma ha sempre costituito una dimensione esistenziale ineludibile.
Ciò che caratterizza la nostra epoca è semmai l’incredibile quantità di opzioni che il miglioramento delle condizioni medie di vita e la tecnologia hanno reso disponibili in ogni ambito.
Ma poter scegliere tra una pluralità di opzioni aumenta l’ansia e l’incertezza.
Operare una scelta significa tentare di governare l’incertezza acquisendo informazioni e rendendo il processo decisionale il più razionale ed oggettivo possibile.
Ma per quanto ci si sforzi esistono dei limiti oggettivi per i processi cognitivi.
Ci sono cose note che conosciamo (known knowns); sono le cose che sappiamo di sapere.
Ci sono cose conosciute che non conosciamo (known unknowns); cioè le cose che sappiamo di non sapere.
E ci sono anche cose ignote che non conosciamo (unknown unknowns); sono le cose che non sappiamo di non sapere.
Eppoi ci sono le cose che crediamo di sapere e poi scopriamo che non è così (unknown knowns).
Tutto questo pone la necessità di essere cauti nello sviluppare previsioni e nel formulare pareri che non siano circostanziati e documentati.
Gestire l’incertezza è in fondo il ruolo primario di un responsabile di progetto. A lui è affidato il compito di portare ordine laddove non c’è.
Creare certezza organizzativa significa quindi farsi carico degli inevitabili fraintendimenti cui si può dar luogo.
Soprattutto in progetti innovativi in cui occorre muoversi a volte tra aspettative elevate ed inefficienze organizzative.
Navigare la complessità
- Ispirando fiducia
- Assicurando trasparenza, accountability e buon senso
- Adottando una pianificazione flessibile
- Essendo rapidi nel reporting
- Supportando il processo decisionale del management
- Coinvolgendo e motivando il team
Ambiguità ed incertezza possono nascere quando non si sa bene cosa fare a fronte di situazioni impreviste come ad esempio decisioni e comportamenti arbitrari oppure l’emergere di rischi non precedentemente valutati o di richieste improvvise da parte del mercato.
Senza pensare che tutto possa essere sempre previsto, è però necessario prendere consapevolezza che molte di queste casistiche possono essere anticipate implementando un sistema di gestione dei rischi.
Resilienza
Essere resilienti significa sapersi muovere fuori della propria comfort zone ed accettando il conflitto come inevitabile ed imparando a gestirlo in modo costruttivo.
Per un’organizzazione è quindi importante:
- selezionare manager resilienti;
- sviluppare la resilienza in tutti i ruoli di coordinamento;
- favorire l’emergere di nuovi modelli organizzativi e di business in grado di meglio rispondere alle esigenze del mercato;
- garantire stabilità attraverso valori condivisi.
Inoltre è necessario sviluppare a tutti i livelli uno spirito di collaborazione.
Infine un rapporto costante con il mercato e la propria clientela consentirà di meglio governare l’incertezza attraverso uno scambio costante di informazioni.
Ciò contribuirà anche ad evitare il clima di emergenza continua che affligge le realtà che adottano un atteggiamento puramente reattivo nei confronti del mercato.
La resilienza di un’organizzazione si misura infatti dalla capacità di essere proattiva nell’individuare i bisogni della propria clientela di riferimento.
Agilità
Ciò comporta:
- nuovi processi;
- nuovi ruoli;
- maggiore flessibilità organizzativa;
- procedure di escalation dei problemi più efficienti;
Si tratta di una vera e propria rivoluzione nelle prassi interne e nel modello di business.
Perché tutto ciò sia messo nelle condizioni di produrre risultati efficaci è necessario governare l’incertezza indotta dalla novità attraverso un’attenta analisi dei rischi e l’introduzione di controlli.
Sarebbe infatti velleitario pensare che un nuovo modello organizzativo possa sostituire la flessibilità alla necessità di operare rispettando standard e controlli interni senza pagare un prezzo elevato.
Viceversa, l’introduzione di processi di delivery agili integrati all’interno di un robusto sistema di pianificazione e controllo consente di ottenere il massimo da questo nuovo modello organizzativo.
L’insieme quindi di competenze, caratteristiche personali e nuovi modelli organizzativi costituisce quindi la risposta che oggi è possibile dare per rispondere alle sfide poste dalla crescente complessità del contesto.
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