Alcuni ritengono che stimare accuratamente il lavoro necessario per un progetto sia una combinazione di esperienza, doti naturali e fortuna
Per doti naturali si intende la capacità di pensare in modo strutturato mantenendo una visione d’insieme.
Certamente tutti e tre questi fattori aiutano nell’effettuare correttamente le stime in fase di pianificazione di un progetto ma così si dimentica in quarto fattore, probabilmente il più importante di tutti, e cioè il metodo.
Essere metodici aiuta ad evitare gli errori nelle stime perché queste emergono da un processo articolato in cui ogni passaggio aggiunge solidità e consistenza alle valutazioni.
Una stima può essere buona solo come le informazioni su cui è basata e la raccolta sistematica di informazioni diviene quindi il punto di partenza fondamentale.
Ciò premesso, nel seguito verranno analizzati alcuni dei maggiori errori o problemi comuni che possono indurci a fare stime inesatte durante il corso di un progetto.
L’elenco procede senza un particolare ordine di importanza e sta all’esperienza del project manager cogliere quali aspetti si applicano ai progetti di volta in volta gestiti.
Requisiti incompleti o definiti in modo non accurato
Se i requisiti non sono sufficientemente dettagliati o l’ambito di lavoro è scarsamente definito, è quasi impossibile fornire una stima accurata.
Stimare ciò che risulta ignoto è estremamente difficile e in questo modo ci si sta candidando per il fallimento.
Se le informazioni disponibili sono effettivamente limitate ed il progetto sarà soggetto ad un progressivo aggiornamento dell’ambito, si può pensare di applicare diversi criteri di pianificazione come:
- pianificazione a finestra mobile;
- timeboxing;
- metodo Agile (se compatibile con la tipologia di progetto).
Scarsa considerazione dei rischi
Questo è un po’ come essere eccessivamente ottimisti.
Incertezza e rischio devono essere presi in considerazione. Non esistono progetti o richieste di modifica che non comportino un certo grado di rischio e incertezza.
Occorre quindi assicurarsi di includere una analisi dei rischi nell’effettuazione delle stime che tenda conto della tipologia di progetto e del contesto organizzativo, tecnico, commerciale ed ambientale in cui esso dovrà svolgersi.
Andare di fretta
Può capitare che ci venga richiesta una stima da svolgere in tempi rapidi. Il management spesso preme per avere dei dati da inserire in un’offerta e richiede ad un project manager di fornirli.
Occorre prestare particolare attenzione a non cadere nella trappola della fretta perché quelle stime e quei dati poi si tradurranno in obiettivi per il responsabile di progetto. E, se sono stati fatti degli errori nelle stime sotto la pressione del tempo, questi finiranno per condizionare l’operato del project manager.
Non adottare un criterio
Stimare una durata oppure l’impiego delle risorse richiede di definire dei criteri di stima. Procedere con metodo consentirà di evitare errori di stima basati su un eccesso di fiducia oppure di farsi prendere dalla fretta e dalla pressione esercitata da alcuni stakeholder.
L’urgenza di effettuare una valutazione non deve mai prendere il sopravvento sulla correttezza del processo di stima.
In quest’ottica è importante anche prendere in considerazione, se sono disponibili, informazioni relative a progetti similari svolti in passato che possono essere utilizzati per effettuare stime per analogia oppure parametriche. (Vedi Tecniche di Stima)
Eccesso di ottimismo o pessimismo
L’avvio di un progetto è spesso caratterizzato da un’eccesso di ottimismo da parte del management o dello stesso project manager.
Ciò porta inevitabilmente a sottovalutare le stime di progetto.
Al contrario, nei primi passaggi della pianificazione, le risorse coinvolte eccedono spesso in prudenza fornendo previsioni che sovrastimano i tempi di lavoro.
Occorre quindi essere molto attenti nel non farsi condizionare troppo dalle valutazioni ottimistiche del management né da quelle delle risorse.
Si possono applicare metodi di stima bottom-up e top-down oppure modalità di stima a 3 punti per contenere questi effetti e portare i nostri interlocutori a ragionare in modo oggettivo e razionale.
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