In tutti i casi in cui non si riesce a soddisfare quanto concordato con la committenza oppure quando uno stakeholder chiave richiede di apportare dei cambiamenti al piano o di aggiungere nuove funzionalità o lavorazioni è necessario valutare la possibilità di apportare un cambiamento al piano originario.
Prima di tutto è opportuno che la persona che richiede la variazione fornisca tutte le informazioni compilando un apposito modulo per la richiesta di modifica.
Queste informazioni serviranno per registrare la richiesta e come input per la successiva fase di analisi del da farsi.
Pertanto occorre assegnare un numero alla richiesta e registrarla sul registro delle modifiche.
Inoltre è necessario identificare il suo stadio di lavorazione (aperta, assegnata per valutazione, valutata, approvata oppure scartata oppure sospesa ecc.).
Il tracciamento della richiesta di modifica è importante perché deve consentire di risalire in ogni momento a chi l’ha formulata, quando è stata censita, quali sono gli impatti e cosa è stato deciso di fare.
Una volta raccolta, occorre valutare insieme con il team se la variazione è una buona idea o meno. Se non ha senso, allora occorre discuterla con il management.
Se il management concorda sul fatto che il cambiamento non è opportuno, allora si può discutere la richiesta di modifica con la persona che l’ha formulata che potrebbe disporre di ulteriori informazioni sulle motivazioni per le quali il cambiamento è importante.
Il passaggio successivo, se si decide di procedere, consiste nell’assegnare l’analisi della possibile variante ad uno o più componenti del team di progetto perché venga valutato l’impatto sul progetto in termini di tempi, costi risorse, rischi ecc.
Valutare l’impatto di una richiesta di modifica
I quesiti chiave cui occorre rispondere per valutare l’opportunità di una variante sono:
- La variante richiede di riformulare i requisiti di progetto?
- E’ chiaro il tipo di rilavorazione che si rende necessaria?
- Quali sono i rischi connessi?
- Quanto tempo richiede?
- Quali sono i costi previsti per implementare la variazione?
- Verrà ritardato il completamento del progetto?
- Si è verificato che tutti gli stakeholder interessati abbiano approvato la richiesta di modifica?
- Anche se la variazione può avere un impatto negativo sul progetto, il risultato comporta significativi ritorni?
- L’approvazione di questo cambiamento ha più senso che ritardarlo?
- Esistono risvolti contrattuali da tenere in considerazione? Ad esempio, quali sono gli impatti nei confronti di fornitori esterni o subappaltatori?
- E’ chiaro chi pagherà il costo della variante?
Approvazione di un richiesta di modifica
Prima di poter essere applicata, la variazione deve ricevere una approvazione formale.
A tal fine, il modulo di richiesta deve essere aggiornato con le informazioni emerse durante l’analisi di impatto.
Il project manager, il management della sua azienda e gli stakeholder interessati alla variante saranno coinvolti nell’analisi.
Deve essere ben chiaro che l’obiettivo della valutazione è chiarire se sia opportuna o meno e chi ne dovrà sostenere l’onere.
Da un lato è necessario contenere la proliferazione incontrollata di varianti e dall’altro scoprire migliorie vantaggiose ed opportunità di estensione del lavoro.
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