Alcuni progetti nascono all’insegna dell’incertezza.
Spesso questo fatto porta a non svolgere una analisi costi benefici accurata per mancanza di tempo o di capacità da parte del responsabile di progetto.
Il risultato di questo atteggiamento è che si finisce per utilizzare approcci non-predittivi (es. metodologia Agile) in situazioni in cui sarebbe invece auspicabile adottare approcci predittivi.
Naturalmente ciò porta solo a contenere l’ansia ma non a ridurre l’incertezza su benefici e costi.
Nello sviluppo software è obiettivamente più semplice adottare approcci a finestra mobile come Scrum in quanto é necessario produrre una sequenza di release e versioni del software per adeguarlo alle esigenze evolutive richieste dal mercato.
Ma la realizzazione, ad esempio, di ponti, strade, ferrovie, centrali termiche ecc. non consente questo tipo di approccio.
Anche nello sviluppo software, soprattutto quando finiscono per accavallarsi più progetti, prima o poi occorre introdurre un framework in grado di assicurare sostenibilità e consistenza all’intero portafoglio progetti.
Quindi è sempre opportuno lasciarsi la possibilità di fare almeno delle valutazioni basate su criteri probabilistici.
Analisi predittiva per ridurre l’incertezza
Ciò può costituirne anche il limite quando si dispone di pochi dati.
E’ molto utilizzata nella valutazione dei rischi di un progetto oppure nell’applicazione di modelli basati, ad esempio, sul Metodo Monte Carlo.
In sostanza, si tratta di svolgere delle simulazioni delle diverse condizioni in cui ci si può trovare ad operare in modo da configurare scenari alternativi tra i quali individuare quelli più probabili.
L’utilizzo degli strumenti di analisi predittiva non è sempre alla portata di tutti i responsabili di progetto in quanto sono richieste specifiche competenze di tipo statistico.
E’ comunque possibile strutturare un processo previsionale meno sofisticato ma ugualmente utile nel supportare il processo decisionale riducendo l’incertezza su benefici e costi.
Ad esempio, è possibile costruirsi uno strumento di analisi predittiva utilizzando un foglio excel in cui implementare un modello Monte Carlo semplificato.
L’importanza del business case
- dettagliare il risultato che aziendalmente ci si aspetta di ottenere;
- raccogliere tutte le informazioni disponibili sui fabbisogni di tempo e risorse per raggiungere quel risultato;
- sviluppare una prima stima a livello macro degli impatti organizzativi e finanziari;
- comprendere quali sono le alternative percorribili.
Obiettivo del business case è la verifica preliminare della sostenibilità di un progetto.
Le conclusioni di questa valutazione preliminare potranno poi essere utilizzate in corso d’opera per verificare se i risultati ottenuti sono compatibili con le aspettative iniziali.
Inoltre, in particolare per progetti relativi a Grandi Opere, è spesso molto importante avere un quadro chiaro dei benefici attesi addirittura più dei costi connessi ai lavori.
Alla fine dovranno essere sempre i benefici a giustificare i costi e quindi è opportuno che ci si concentri nella determinazione e quantificazione dei risultati attesi.
A volte la scelta di un progetto si basa su motivazioni non sempre razionali e oggettive. Vengono presi in considerazione alcuni ipotetici benefici, non si analizzano i rischi e gli impatti.
I costi sono sempre oggettivamente stimabili, ma se poi in corso d’opera cambiano le aspettative e viene ridefinito di conseguenza l’ambito del progetto, ecco che anche i costi dovranno essere rivalutati.
In buona sostanza, è opportuno chiarire da subito il valore creato dal progetto e le metriche per misurarlo.
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