La gestione dell’incertezza accompagna tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto ma è particolarmente importante nei primi stadi quando appunto il livello di incertezza è massimo a causa del numero limitato di informazioni sul progetto e sulle variabili critiche.
In fase di avvio e pianificazione il livello di incertezza condiziona le stime e la consistenza degli obiettivi con le aspettative dei vari stakeholders e si riflette nell’insieme di rischi ipotizzabili per un determinato progetto.
Se il progetto appartiene ad una tipologia già affrontata ed è quindi ricorrente, l’incertezza è mitigata dalle informazioni relative ai progetti dello stesso tipo già affrontati in passato. Più difficile è la situazione quando si tratta di svolgere progetti innovativi o su cui comunque non si hanno esperienze pregresse.
Del resto è importante ricordare che ogni stima, per quanto razionalmente affrontata, contiene sempre elementi di incertezza ed imponderabilità ed occorre quindi rendersi disponibili a rivedere in ogni momento gli assunti su cui è stato basato il processo di stima.
E’ anche importante valutare qual è il grado di incertezza ed affidabilità delle valutazioni effettuate e quindi la probabilità di ottenere i risultati attesi.
Ci sono sostanzialmente tre modi di affrontare questa problematica:
- Limitarsi a sperare che le valutazioni svolte in fase di avvio e pianificazione si riflettano positivamente sui risultati ottenuti in fase di implementazione. Avere un atteggiamento positivo è importante ma affidarsi solo alla propria esperienza e capacità prima o poi ci mette di fronte a situazioni che non siamo preparati ad affrontare.
- Effettuare un monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto in fase di implementazione apportando di volta in volta gli aggiustamenti e gli interventi correttivi che si rendono necessari per riportare il progetto in linea con le previsioni. Ciò può essere fatto entro certi limiti fino a quando non ci si rende conto dell’inevitabilità di uno sfondamento dei tempi e/o dei costi previsti.
- Svolgere preliminarmente un’analisi statistica in modo da associare una probabilità a ciascun valore atteso per le variabili critiche di un progetto. Ciò può essere ottenuto attraverso l’applicazione del metodo Monte Carlo ad un progetto sia in fase di stima sia in fase di analisi dei rischi connessi allo svolgimento di un progetto. Questo approccio consente di far emergere da subito il livello di incertezza associato alle varie stime e di approntare una serie di salvaguardie e di controlli atti a gestire i rischi emergenti. Questa modalità aiuta anche nel rendere consapevole il management degli elementi di imponderabilità sempre presenti e della necessità di prevedere un sistema ed un budget per la gestione della contingency.
Naturalmente l’approccio 3 non elimina la necessità dell’approccio 2 e cioè la necessità di un monitoraggio continuo ma ne rende l’applicazione più fluida e meno concitata in quanto tutto avviene entro margini già noti fin dalla fase di pianificazione.
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