Gestione dell'emergenza nel project management

La gestione dell’emergenza nel project management è spesso considerata come un fatto ordinario che costella la vita di un project manager.

In effetti, pensandoci bene, le tecniche e i metodi di gestione progetti dovrebbero costituire un antidoto alle emergenze. In tal senso, un progetto ben organizzato e pianificato dovrebbe presentare un basso livello di esposizione alle emergenze.

Quello che si può sicuramente affermare è che quanto più tempo si dedica alla fase di pianificazione di un progetto, tanto più tempo si risparmia in termini di gestione di imprevisti ed emergenze. In particolare, nei progetti innovativi una analisi preliminare approfondita consente di evitare parecchi problemi che altrimenti finiscono per produrre effetti devastanti in corso d’opera.

Altrimenti l’alternativa è di istituzionalizzare l’emergenza e di vedere il project manager come un ruolo capace di gestire le emergenze. Insomma una sorta di “pompiere”.

Purtroppo in molte realtà la situazione è proprio questa e vengono “allevati” responsabili di progetto in grado di trovare soluzioni sul momento laddove si presentano situazioni critiche.

Indubbiamente questa può essere una grande dote, ma vedere la gestione dell’emergenza nel project management come la regola e non l’eccezione costituisce indubbiamente un fattore che distorce il ruolo di project manager.

Quindi può essere utile riassumere ciò che un capo progetto può fare per prevenire per quanto possibile le emergenze e la necessità di doverle gestire:

• contribuire a definire a livello aziendale una procedura di escalation da seguire ogni volta che una determinata criticità si presenta;
• individuare le minacce di un progetto al più presto possibile insieme con le strategie per gestirle laddove si dovessero presentare;
• effettuare nelle fasi iniziali di un progetto una analisi degli stakehoder per individuare i problemi che ciascuno di essi può presentare e le strategie per gestirli;
• tenere traccia delle issue di progetto che si presentano durante tutto il ciclo di vita del progetto insieme con i passaggi e le decisioni intraprese per risolverle;
• definire le responsabilità all’interno del team di progetto per quanto riguarda la gestione di determinati rischi o criticità;
• definire un piano di recovery per le situazioni più critiche.

Questo tipo di approccio alla gestione delle criticità di un progetto avrà inoltre come ricaduta una progressiva educazione e responsabilizzazione delle risorse e degli stakeholder di progetto alla gestione dell’emergenza come processo strutturato e non improvvisato.