Può capitare nella vita professionale di un Project Manager di trovarsi a dover gestire un progetto in difficoltà.
I sintomi di questo stato di difficoltà sono riconducibili a:
- slittamento dei tempi previsti;
- sfondamento dei vincoli di budget;
- progressivo slittamento dell’ambito di progetto (scope creep);
- indisponibilità e scarsa motivazione delle risorse;
- insoddisfazione dei principali stakeholders del progetto.
Riprendere il controllo di situazioni che si sono protratte determinando un generale deterioramento del progetto non è facile per cui è fondamentale agire tempestivamente in modo da contenere i danni.
E’ importante affrontare un progetto in crisi puntando sugli aspetti razionali evitando improvvisazioni o di farsi coinvolgere in reazioni emotive ricercando colpe e responsabilità. Nell’immediato ciò non aiuta e ci sarà sempre tempo, una volta recuperata la situazione, di svolgere una analisi retrospettiva sugli errori commessi.
Un approccio sistematico alla gestione di un progetto in crisi richiede di svolgere alcuni passaggi fondamentali:
- Svolgere una analisi preliminare delle principali cause di insuccesso del progetto.
- Valutarne l’impatto in termini economici e finanziari.
- Individuare le azioni correttive necessarie, il loro costo e gli impatti residuali.
- Valutare l’opportunità o meno di procedere con un piano di recovery oppure segnalare la necessità di annullare il progetto.
- Nel caso sia ancora conveniente, costruire un piano di recovery integrando le azioni correttive in grado di produrre il miglior rapporto costi/benefici.
- Evidenziare nel piano le eventuali necessità di revisione dell’ambito di progetto e le conseguenti necessità di rinegoziazione con i clienti interni/esterni del progetto.
- Presentare il piano ai principali stakeholders del progetto in modo da ottenerne l’approvazione rivedendo eventualmente con loro alcune scelte fatte.
- Comunicare il piano a tutto il gruppo di progetto attraverso una specifica riunione di presentazione, raccogliendo ulteriori indicazioni e suggerimenti da parte del team di progetto ed assegnando le responsabilità di attuazione.
- Attivare il piano di recovery applicando le azioni correttive ed allineando il progetto complessivo alle nuove stime.
- Svolgere il monitoraggio e controllo delle azioni di recovery riportando al management lo stato di avanzamento del progetto complessivo.
Come detto al punto 4), in alcuni casi può essere conveniente da un punto di vista organizzativo ed economico annullare il progetto. Compito di un Project Manager è segnalare questa necessità al più presto. Quando la situazione è ormai compromessa ogni ulteriore indugio può portare solo ad ulteriori perdite di tempo e denaro.
D’altra parte, se il piano di recupero dimostra di non essere adeguato o di non funzionare, la sua attivazione comporterà solo maggiori problemi.
Tag: 
Categoria: