Il monitoraggio dei progressi di un progetto è un passaggio chiave per migliorare la performance complessiva.
Un vecchio cliché afferma che “non si può gestire ciò che non si può misurare”.
Senza misure periodiche e regolari non si può riconoscere se si debbano applicare eventuali modifiche né rendersi conto se tutto procede bene.
E questo indipendentemente dalle tecniche di gestione applicate al progetto.
Tracciare i progressi con il metodo Kanban può essere un’attività abbastanza semplice oppure molto complessa in quanto tutto dipende dall’obiettivo finale e dalle caratteristiche del software che si utilizza.
Quest’ultimo deve disporre di potenti funzionalità di analisi del flusso di lavoro caratteristico dell’approccio basato sulla Kanban Board.
Inoltre occorre un pò di conoscenza di base su quali sono i parametri chiave da tenere sotto controllo.
Pertanto può essere utile riassumerli e illustrarli nel seguito.
Diagramma di flusso cumulativo
Ogni processo complesso si compone sempre di parti più piccole. Pertanto è possibile illustrare il precedente diagramma dividendolo in più elementi:
- La prima cosa da comprendere è cosa viene misurato sui due assi del grafico. Nel diagramma di flusso cumulativo un asse misura il tempo e l’altro il lavoro organizzato in task.
- Inoltre nel grafico sono rappresentati andamenti diversi cui sono associati colori diversi. Ciascun andamento colorato fa riferimento ad una colonna della Kanban Board
- Infine sullo stesso grafico è rappresentato in azzurro anche il valore cumulato di tutti i flussi (lavoro svolto in ogni colonna della Kanban Board). Questo andamento cumulato, che dà il nome al grafico, fornisce una indicazione su come stiamo andando in termini di produttività complessiva.
Nel tracciare i progressi in base agli andamenti rilevati, si possono presentare tre scenari:
A) Le tre bande procedono in parallelo. Ciò significa che il flusso di lavoro è stabile e sta sviluppando esattamente la stessa quantità di lavoro ricevuta in ingresso.
B) Una banda si sta restringendo rapidamente. Ciò significa che la velocità di lavorazione effettiva è superiore alla velocità di ingresso. In altre parole, si ha più capacità del necessario. Probabilmente si è sovra-dimensionati rispetto al lavoro da svolgere.
C) Una banda si sta espandendo rapidamente. Questo è un segno che più attività stanno entrando nel flusso di lavoro di quante ne escano completate. Di solito significa che il gruppo di lavoro è troppo impegnato, sta facendo multitasking o sta facendo altre attività dispendiose.
Questi sono solo alcuni scenari esemplificativi e, naturalmente, la situazione potrebbe essere molto più complessa con molti fattori coinvolti da analizzare caso per caso.
Tempo di ciclo
Prima di approfondire questo grafico, è necessario ricordare cosa si intende per tempo di ciclo e tempo di consegna.
Il tempo di ciclo è il tempo necessario per completare qualcosa su cui si è già iniziato a lavorare e il tempo di consegna è il tempo che intercorre tra il momento in cui qualcosa è stato richiesto e il momento della consegna.
Nel contesto del Kanban, il tempo di ciclo comprende solo lo stato “in corso di lavorazione” e il tempo di consegna comprende tutti e tre gli stati (richiesto, in corso e completato).
Nel precedente grafico gli assi rappresentano il tempo rispetto a ciascun task identificato da un ID. All’interno degli assi sono tracciate diverse barre impilate.
Ogni colore rappresenta una colonna diversa della Kanban Board e la lunghezza di ogni elemento dello stack rappresenta il tempo trascorso dal task in una determinata colonna della Kanban Board.
Il grafico del tempo di ciclo è un grafico estremamente utile per tracciare i progressi con il Kanban e per scoprire quanto tempo le attività hanno sostato in determinati stadi.
A causa della semplicità del grafico, è facile individuare i valori estremi, oppure le attività che richiedono troppo tempo per essere completate. Inoltre, il grafico mostra anche la deviazione standard e la tendenza.
Grafico di distribuzione
Il diagramma di distribuzione è abbastanza facile da capire. È un grafico a torta che visualizza le attività in base a variabili scelte di volta in volta.
Il diagramma di distribuzione delle attività è davvero utile per avere una visione d’insieme di quante attività (task) sono presenti in ciascuna parte della Kanban Board. È un modo semplice per scoprire dove si accumulano la maggior parte delle attività e dove rivolgere lo sguardo.
Task avviati e task completati
È una rappresntazione semplice e anche minimalista e dice quasi tutto ciò che deve essere detto, sia che siamo in grado di soddisfare la domanda o meno.
Il grafico confronta le attività create in un determinato periodo con quelle completate.
Potrebbe anche essere configurato ulteriormente filtrando i dati per assegnatario, priorità e altri attributi.
In sostanza, il grafico confronta il throughput che stiamo ricevendo rispetto all’output che siamo in grado di fornire.
Ciò consente di capire a colpo d’occhio se si sta lavorando a una capacità inferiore rispetto a quanto si potrebbe.
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