Domande fondamentali nel project management

Ogni progetto presenta aspetti ed interrogativi che sono specifici dell’ambito di intervento ma esistono alcune domande fondamentali che ogni project manager dovrebbe sempre porsi indipendentemente dal tipo di iniziativa che deve portare a compimento:

• Quali sono le aspettative degli stakeholders? Occorre avere ben chiari gli obiettivi che ciascun stakeholder di progetto si ripromette di raggiungere. Un fraintendimento in questo ambito oppure uno scarso coinvolgimento degli stakeholders fin dalla fase di avvio è destinato prima o poi a creare problemi al progetto. Svolgere una approfondita analisi degli stakeholder è il modo migliore per rispondere a questo interrogativo e definire l’approccio migliore per gestire il rapporto con tutte le parti coinvolte nel progetto.
• Qual è il valore atteso del progetto? Quali sono i bisogni che devono essere soddisfatti  e le finalità che devono essere raggiunte. Come può essere misurato il successo del progetto ed i criteri che il project manager dovrà seguire per garantire questo successo? Il valore di un progetto può implicare diverse metriche di calcolo ed il project manager deve essere consapevole di come sarà valutato l’esito del lavoro che è chiamato a coordinare.
• Il piano di progetto è sostenibile? Tra le domande fondamentali questa è probabilmente la più importante e densa di conseguenze. Troppo spesso l’attività di pianificazione è vista solo come un esercizio formale per confermare al management le sue aspettative. Come se rassicurare il management sia un modo per il project manager di preservare sé stesso. Eccedere in questa direzione prima o poi crea dei problemi. E’ invece necessario evidenziare i rischi connessi allo svolgimento di un progetto analizzandoli uno per uno e proponendo le possibili contromisure. E’ bene ricordare sempre che il ruolo di project manager esiste per gestire il delivery ed i rischi che possono mettere in discussione il buon esisto di un progetto.
• Le risorse assegnate sono compatibili con gli obiettivi? In molti casi un project manager si trova a dover operare con risorse pre-assegnate che non hanno le competenze richieste. Ciò deriva da un processo di allocazione del personale sui vari progetti che si basa sul livello di disponibilità al momento dell’avvio senza alcuna prospettiva strategica di medio-lungo periodo. In queste condizioni c’è sempre il rischio di inadeguatezza rispetto alle necessità del singolo progetto. Ciò è tipico di quelle organizzazioni che non hanno implementato un sistema di gestione del portafoglio progetti. Quando esiste un gap accertato tra le competenze richieste e quelle effettivamente disponibili nel team di progetto è necessario intervenire immediatamente con programmi di formazione e di affiancamento on the job da parte di personale più esperto.
• Il budget assegnato è realistico? A volte ci si trova a dover intervenire in progetti con un budget sotto-stimato. E’ importante comprendere le motivazioni retrostanti a questa situazione. Quando il budget non è realistico possono esistere motivazioni valide che magari non sono note al project manager. E’ quindi importante far emergere queste motivazioni e le responsabilità decisionali che ne conseguono.
• Sono state valutate le lezioni apprese in progetti similari? E’ molto importante che un’organizzazione che opera per progetti conservi traccia di quanto viene appreso nei vari progetti. Condividere le soluzioni adottate consente ai project manager di non partire mai da zero e di far tesoro degli errori oppure delle scelte di successo che sono state adottate in altri progetti. Ciò velocizza l’attività di pianificazione, evita di ripetere errori noti e consente ai project manager di concentrarsi su ciò che di realmente innovativo c’è nel progetto che devono gestire.
• La documentazione è completa? Rivedere la documentazione di un progetto aiuta a comprendere se l’attività di pianificazione ha prodotto tutte le valutazioni necessarie e se in corso d’opera è stato effettuato il monitoraggio e controllo delle attività previste. Ogni project manager dovrebbe operare come un auditor di sé stesso ed assicurarsi di non tralasciare quanto è di competenza del proprio ruolo.
• Il progetto è in linea con gli obiettivi? Tra le domande fondamentali nel project management questa è quella che dovrà riproporsi più volte nel corso dello svolgimento di un progetto. In fase di pianificazione dovrà consentire di verificare se quanto previsto riflette le aspettative degli stakeholder. In fase di realizzazione dovrà portare a verificare periodicamente lo stato di avanzamento dei lavori. Inoltre, una volta completate tutte le attività previste, occorrerà verificare l’esito complessivo del progetto alla luce degli obiettivi iniziali e del risultato raggiunto. Un accurato e sistematico processo di valutazione di un progetto è importante per attuare preventivamente eventuali interventi correttivi.