Cosa occorre fare per iniziare un progetto? Quali sono le domande chiave cui occorre rispondere? Come si deve organizzare il project manager per rispondere a questi interrogativi?
Ci viene in aiuto il metodo 5Ws1H che viene chiamato anche metodo di Kipling.
Infatti, fu proprio lo scrittore Rudyard Kipling a menzionarlo in un suo componimento come uno strumento per lui utile nel mettere a fuoco questioni importanti e per prendere decisioni.
5Ws1H è quindi un acronimo che sintetizza 5 + 1 domande da porsi nel condurre una indagine approfondita prima di iniziare un progetto.
5W sta per: Why? What? Who? When? Where?
1H sta per How?
In sostanza occorre porsi questi 5 + 1 interrogativi per sviscerare ogni elemento che ci interessa approfondire: Perché vogliamo fare qualcosa? In cosa consiste ciò che vogliamo fare? Chi se ne deve occupare? Quando vogliamo cominciare? Dove iniziamo?
E infine: Come vogliamo farlo?
E’ importante notare che a nessuna di queste domande si può rispondere con un si o no. Sono tutte domande aperte con l’obiettivo di avere risposte necessariamente articolate.
Come applicare il metodo 5Ws1H per iniziare un progetto
Avviare con successo un progetto è estremamente importante perché è un buon viatico per l’ulteriore sviluppo del lavoro.
In questa fase, il compito di un project manager è strutturare il progetto e mostrare agli stakeholder e agli sponsor che possono avere fiducia nel suo buon esito.
E’ anche un buon modo per motivare il team in quanto, mostrando di aver approfondito tutti gli aspetti più importanti del progetto, ne segnaliamo l’effettiva fattibilità.
Per garantire che l’avvio del progetto proceda senza intoppi, è necessario porsi le suddette domande:
- Perché? Perché questo progetto è importante? Per quale motivo è necessario? In molti progetti queste domande non sono mai state poste. Probabilmente perché ritenute ovvie. Approfondire le motivazioni consente invece di comprendere meglio i driver e i benefici che la committenza si aspetta di ottenere.
- Cosa? Cosa vogliamo ottenere? Di cosa abbiamo bisogno? Questa è davvero la prima domanda da porre quando dobbiamo raccogliere i requisiti e definire l’ambito del lavoro e lo scopo di un progetto.
- Chi? Chi è direttamente o indirettamente coinvolto nel progetto? Quali sono i soggetti interessati a portare a termine con successo il lavoro e chi ne beneficia?
- Quando? Quando potremo iniziare un progetto? Entro quando dovremo produrre risultati? A volte questi interrogativi vengono posti prima di rispondere a tutte le domande precedenti. Ma è necessario prima capire perché, cosa e chi per poter valutare adeguatamente i tempi di avvio e realizzazione.
- Dove? Dove verrà svolto il lavoro? Quali saranno i punti di consegna dei deliverable realizzati? Con gli attuali ambienti globali e distribuiti, rispondere a questa domanda non è così semplice come potrebbe sembrare.
- Come? Come possiamo realizzare il progetto con successo? Qual è il modo più efficace per raggiungere i nostri obiettivi? Per rispondere a questi interrogativi occorre identificare i passaggi da intraprendere per completare con successo il progetto e predisporre una tabella di marcia. Può essere di aiuto suddividere le attività più grandi in attività più piccole e più gestibili e assegnare le attività ai membri del team con le giuste competenze.
Vantaggi del metodo 5Ws1H
La forza di questo metodo risiede in quattro attributi chiave:
- Semplice: nessuna necessità di formazione o di persone accreditate nel metodo per porre con successo queste domande.
- Sistematico: la chiave del successo è porre sempre tutte le domande, ogni volta.
- Versatile: può essere utilizzato in circostanze diverse, ad esempio per iniziare un progetto oppure in corso d’opera per implementare una azione correttiva.
- Completo: il metodo può essere utilizzato per ottenere una visione a 360 gradi di un problema e individuare il percorso verso la risoluzione.
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