Sia che si stia lavorando ad un progetto B2B oppure ad un progetto B2C, è della massima importanza gestire le attese delle parti interessate (stakeholders) e mantenerle informate sullo stato corrente del progetto.
A seconda della portata e delle ambizioni di un progetto, rendere pubbliche le informazioni e chiedere alle parti interessate di sostenere gli sforzi di sviluppo potrebbe essere la decisione più logica da prendere.
Pertanto, è importante raccogliere e dettagliare in modo efficiente le aspettative degli stakeholder in modo da creare le premesse per mantenere le aspettative iniziali e per giustificare gli investimenti fatti.
E’ infatti compito di un responsabile di progetto quello di raccogliere preliminarmente i requisiti attesi da parte degli stakeholder nei confronti del progetto insieme con gli obiettivi di breve, medio e lungo periodo.
Queste informazioni serviranno in corso d’opera per verificare se quanto realizzato si mantiene in linea con le aspettative raccolte.
Questo modo di procedere presenta il doppio vantaggio di basare le decisioni su tali aspettative e di creare le condizioni per mantenere il consenso durante tutta la durata del progetto.
Il fatto di coinvolgere attivamente le parti interessate non deve essere visto da parte del project manager come una possibile fonte di turbative ma piuttosto come un modo per garantirsi il consenso e l’appoggio di tutti i soggetti coinvolti nel progetto.
Detto questo, può essere utile esaminare le diverse modalità con cui gestire le attese delle parti interessate
Definire i prodotti del progetto
Il modo migliore per rispondere a dubbi, problemi o domande che le parti interessate potrebbero porre durante lo sviluppo del progetto è quello di definire fin dal primo giorno i risultati che ci si aspetta di ottenere e quali KPI devono essere utilizzati durante lo sviluppo per monitorarne le performance.
Tutte le parti interessate devono avere un documento (descrizione d’ambito) che illustra il risultato finale e le specifiche di ogni deliverable del progetto.
Ciò consente ad ogni stakeholder di verificare in che misura il progetto sta tenendo conto delle proprie attese in ogni fase di avanzamento dei lavori.
Definire un terreno comune
Occorre essere selettivi nel definire una strategia mirata per ciascun stakeholder in modo da curarne il coinvolgimento e il mantenimento del consenso.
Ciò richiede di trovare un terreno comune con tutte le parti interessate in modo che ciascuno riceva gli stessi rapporti, dati e aggiornamenti di sviluppo senza eccezioni.
A tal fine, può essere utile scegliere di invitare le parti interessate a una piattaforma di gestione dei progetti basata su cloud, e organizzare riunioni e briefing fisici su base regolare per tenere tutti aggiornati sull’andamento dei lavori.
Mantenersi focalizzati sugli obiettivi concordati
Ricercare il coinvolgimento quotidiano di tutti gli stakeholdeer può essere controproducente.
Eccedere in riunioni e rapporti informativi rischia di inondare le parti interessate di informazioni facendo perdere di vista ciò che è essenziale.
E’ invece opportuno incontrare periodicamente i soggetti coinvolti, concordare con loro gli obiettivi intermedi e poi focalizzarsi su questi ultimi.
Tracciare e illustrare i progressi
Quanto più il progetto è di lunga durata, tanto più è opportuno monitorarne l’avanzamento e rendicontarne periodicamente lo stato in modo da facilitare il processo decisionale a fronte di ritardi, inefficienze e maggiori costi.
Inoltre questa attività di monitoraggio e controllo serve anche per illustrare alle parti interessate in che misura il progetto rispetta gli obiettivi concordati con loro.
Inoltre, si possono realizzare prototipi che anticipano il funzionamento del prodotto finale per meglio individuare correzioni o possibili migliorie.
Ciò consente agli stakeholder di acquisire maggiore sicurezza sulla validità degli investimenti effettuati.
Richiedere opinioni e feedback
Gestire un progetto in ambiente controllato significa raccogliere feedback, suggerimenti, commenti e opinioni critiche delle parti interessate sul progetto in cui sono coinvolti. .
Anche se non tutti potrebbero avere familiarità con il ciclo di sviluppo e i suoi requisiti, ciascun stakeholder può comunque offrire dati preziosi per gli ulteriori progressi dei lavori.
Allo stesso modo, l’interesse mostrato nei confronti delle opinioni delle parti interessate ne favorisce il consenso e la possibilità di ulteriori investimenti.
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