Ogni progetto ha una sua storia.
Perché si tratti di una storia a lieto fine è necessario aver chiari gli obiettivi, i risultati, le risorse necessarie, i tempi ed i costi di realizzazione.
Pianificare un progetto significa chiarirsi le idee su ciò che deve essere fatto, prima di farlo.
Ciò evita di incorrere in errori costosi in fase di realizzazione e di dovere gestire stakeholders insoddisfatti ed arrabbiati con il responsabile di progetto per non aver previsto ed anticipato le criticità del progetto.
Ogni iniziativa presenta sempre alcuni rischi.
Il ruolo del responsabile di progetto è di gestire il delivery e di individuare e gestire per tempo i rischi di progetto.
Pianificare un progetto significa impiegare un po’ di tempo per analizzare le diverse opzioni che si presentano e per discuterle con tutte le parti interessate.
Il risultato finale di questa attività è il Piano di Project Management che definisce l’approccio e la strategia seguiti per gestire il progetto ed ottenere i risultati per cui viene avviato.
Ogni progetto ha bisogno di un piano; non solo è molto importante per mantenere il gruppo di lavoro allineato in termini di obiettivi e scadenze, ma un piano comunica informazioni vitali a tutti gli stakeholder del progetto. Se ci si avvicina ad esso non come un semplice documento, una esigenza di burocrazia interna, ma come uno strumento operativo per guidare i lavori, esso diverrà la premessa del successo del progetto.
Per pianificare un progetto è necessario porsi le seguenti domande:
- Quali sono i principali prodotti (deliverable) del progetto?
- Come verranno realizzati, con quali scadenze e con quali costi?
- Quali sono i ruoli e l’organizzazione prevista per raggiungere questi risultati?
- Quali saranno le modalità utilizzate per controllare il lavoro?
Il punto di partenza per pianificare un progetto è sempre il valore creato.
Occorre aver chiaro quale sia il valore creato per la committenza e per la propria organizzazione.
Ci deve essere un equilibrio virtuoso e stabile tra i due piani di valore: per il mercato e per il proprio business.
Un progetto è sostenibile quando i due livelli sono in equilibrio come su una bilancia.
Per questo motivo, prima di avviare qualsiasi iniziativa, una organizzazione dovrebbe predisporre un Business Case in cui analizzare la reale convenienza di un progetto mettendo in relazione il valore creato con i costi da sostenere.
Questo costituirà un modo razionale per decidere quali sono i progetti a maggior valore aggiunto su cui investire.
Una chiara visione del valore creato e delle modalità per realizzarlo sono quindi il punto di partenza per pianificare un progetto.
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