Guida per una delega efficace

Quando ci si trova sommersi dal numero di cose da fare e di compiti da svolgere spesso non si sa come destreggiarsi.

In qualità di team leader, ci sono molti aspetti su cui si è coinvolti, e quando ci si rende conto che si è sovraccaricati è proprio il momento in cui prendere in considerazione la possibilità di delegare i compiti.

In queste circostanze si scopre come la delega sia anche un’ottima modalità per ottenere un maggiore coinvolgimento dei propri collaboratori ed un vero e proprio strumento di empowerment.

Ma cosa significa delegare e come deve essere impostata una delega di compiti per risultare efficace?

Quando deleghiamo un compito significa che stiamo usando la nostra autorità come manager per assegnare responsabilità ad altre persone che lavorano nella nostra azienda o organizzazione.

Queste persone possono essere colleghi, collaboratori, i membri del team che gestiamo.

Pertanto, la delega può essere vista come una cessione di responsabilità ad un altro membro dell’organizzazione per completare in autonomia un determinato compito.

Naturalmente questo non deve portare a “scaricare” sugli altri i compiti che non vogliamo svolgere perché altrimenti questo modo improprio di intendere la delega verrebbe vissuto come particolarmente frustrante da parte dei nostri collaboratori.

Il punto di partenza della delega consiste nell’evitare di tentare di fare tutto da soli che spesso finisce per portare al burnout dovuto ad un eccessivo accentramento di responsabilità. Questo non è vantaggioso né per noi né per i nostri collaboratori.

Alcuni manager sono particolarmente ansiosi e preoccupati che la delega porti al rischio di errori, inefficienze e necessità di dover rifare il lavoro quando i compiti vengono delegati a persone non completamente esperte ed autonome.

Si tratta solo di capire qual è il prezzo che si vuole pagare. Condannarsi a fare tutto da soli oppure correre qualche rischio per creare nel tempo collaboratori più capaci ed autonomi. Spesso con un minimo di supervisione iniziale si ottengono grandi risultati.

Inoltre, con una delega efficace, si possono utilizzare meglio le risorse a noi assegnate e i talenti di ogni individuo.

Se eseguita correttamente, la delega può aumentare la produttività, semplificare i processi e il flusso di lavoro e migliorare il lavoro complessivo del team e quindi il risultato che si produce.

Se questo non è sufficiente per iniziare a delegare alcuni compiti, nel seguito verranno illustrati ulteriori vantaggi che si possono ottenere come team leader, oltre ad alcuni vantaggi che possono sperimentare i membri del nostro team o i dipendenti di un’organizzazione.

Vantaggi per un team leader della delega di alcuni compiti

Liberare del tempo da dedicare ad altri impegni più urgenti e/o importanti
Stabilire un clima di fiducia coinvolgendo i collaboratori e cedendo un po’ delle nostre responsabilità
Mettere le persone nelle condizioni di mostrare le loro capacità e far valere le loro competenze
Raccogliere il consenso sul da farsi
Verificare fino a che punto il team è in grado di autogestirsi
Comprendere i fabbisogni formativi delle persone

Vantaggi della delega per i membri del team

Avere la possibilità di mostrare le proprie capacità
Sentirsi più partecipi del lavoro
Comprendere i propri bisogni di supporto
Misurare la propria crescita professionale
Costruirsi degli spazi di maggiore autonomia
Intravedere un arricchimento delle mansioni svolte

Gli elementi chiave della delega dei compiti

Responsabilità. È responsabilità del componente del team o del dipendente svolgere correttamente il compito assegnato. Dopo aver delegato un’attività ad una persona, la responsabilità di completare quel lavoro viene trasferita alla persona in questione.
Autorità. In qualità di manager o team leader, occorre usare la propria autorità per valutare la persona a cui si sta sta assegnando il compito in base alle capacità che possiede. È necessario tenere presente che in determinati momenti la persona in questione potrebbe avere bisogno di formazione per completare l’attività in modo efficace.
Feedback. Ciò implica da parte del delegato la necessità di fornire feedback e aggiornamenti sull’andamento dell’attività assegnata. Implica anche da parte del team leader un lavoro di supervisione e di verifica periodica dell’andamento dell’attività svolta per migliorare i risultati prodotti.

Ostacoli ad una delega efficace

Idee sbagliate sulla delega. Non si tratta di un modo di “disfarsi” di compiti percepiti come onerosi a svantaggio dei nostri collaboratori. Né deve essere un segno di debolezza o di scarsa voglia di svolgere determinati compiti. Anzi dovremmo delegare i compiti che sappiamo svolgere meglio proprio perché sappiamo meglio il da farsi e possiamo insegnarlo. Dovremmo invece svolgere noi i compiti che conosciamo meno o che nessun altro può svolgere.
Paura di perdere il controllo. Ogni attività delegata comporta una sia pur piccola cessione di potere. Cediamo obiettivi, informazioni, e competenze. Questo può farci sentire meno indispensabili. Per alcuni è un timore. Per altri una vulnerabilità. Ma così si perde di vista la possibilità di concentrarsi su altre cose più interessanti.
Eccessivo autocompiacimento. Spesso pensiamo di essere gli unici a poter svolgere un determinato compito ad un elevato livello qualitativo. Soprattutto quando lo facciamo da molti anni. Il perfezionismo può essere un freno alla delega e ci porterebbe a gestire tutti i dettagli del lavoro altrui. Entreremmo così nella trappola del micromanagement. E ci perderemmo così la possibilità di verificare che con un minimo di supervisione (oltretutto autorevole come la nostra) le persone sono in grado di far bene ugualmente.
La sindrome del “faccio prima io”. Molti manager ritengono che la delega richiede tempo per il passaggio di consegne e a volte per la formazione necessaria. Questo probabilmente è vero la prima volta. Ma il tempo speso la prima volta viene ampiamente ripagato dalle volte successive in cui il collaboratore sarà perfettamente in grado di svolgere quel compito in perfetta autonomia.

Linee guida per una delega efficace

Una volta compresi i vantaggi e gli ostacoli alla delega, occorre capire come assegnare le attività in modo efficace in modo da poter raccoglierne tutti i vantaggi minimizzando i possibili problemi.

Pertanto, di seguito sono riportati alcuni suggerimenti e tecniche da utilizzare in modo da sapere esattamente come delegare un compito:

Definire l’attività da delegare. Ciò significa raccogliere anche tutte le informazioni da passare al collaboratore. Si tratta di un passaggio da non svolgere in fretta se vogliamo mettere il collaboratore nelle condizioni di poter accedere a tutto ciò di cui ha bisogno per svolgere l’attività in questione. Ci sono molte cose che noi diamo per scontate in ciò che facciamo abitualmente e che il collaboratore non conosce. Dobbiamo trasferire queste indicazioni e quindi dobbiamo ricostruire tutto il processo di lavoro per come noi siamo abituati a svolgerlo.
Identificare la persona cui delegare. Significa accertarsi che sia quella più adatta al compito tra quelle disponibili. E quindi occorre considerare le competenze delle persone presenti nel team, il loro carico di lavoro attuale, l’interesse potenziale per il nuovo compito da svolgere.
Illustrare al collaboratore il lavoro da svolgere. E’ necessario entrare nei dettagli e per questo bisogna arrivare preparati a questo punto e rispondere alle domande che inevitabilmente il collaboratore porrà. Inoltre è importante concordare come il collaboratore vorrà essere supervisionato ed il suo livello di autonomia in base all’esperienza.
Esprimere fiducia e gratitudine. E’ necessario da un lato trasmettere al collaboratore un sentimento di considerazione e di fiducia nei suoi confronti e al tempo stesso ringraziarlo sempre per il contributo che si accinge a dare.

Monitoraggio e follow-up

E’ opportuno monitorare come sta procedendo il lavoro. Ciò può essere fatto anche in remoto utilizzando ad esempio piattaforme come Microsoft Teams oppure Zoom.

Inoltre può essere utile avere momenti di confronto con il collaboratore per verificarne il livello di motivazione, i fabbisogni formativi e le necessità di supporto o affiancamento

E’ importante che le persone non si sentano abbandonate a sé stesse senza per questo eccedere in una supervisione ossessiva. In tal senso, è necessario concordare la frequenza dei feedback e le modalità per tracciare i progressi.

In alcune tipologie di compiti può essere molto utile, ad esempio, utilizzare la scheda Kanban.