gestire la complessità
Gestire la complessità è difficile a causa della grande quantità di informazioni che sono necessarie per governarla.

Tutte le aziende devono crescere. È un imperativo che spinge le aziende a creare nuovi prodotti e servizi, penetrare in nuovi mercati e settori di affari.

Nel loro espandersi diventano inevitabilmente più complesse. Le loro strutture organizzative si sviluppano e le linee di riporto diventano sempre più intricate, ed il lavoro stesso diviene più difficile da governare.

In questo contesto, gestire la complessità significa individuare e migliorare i meccanismi organizzativi ed i processi di business in grado di creare valore.

Il valore della complessità

Un errore che spesso si commette è ritenere la complessità un disvalore ed agire per ridurla e per ricercare la semplificazione.

La complessità non è sempre una cattiva cosa. Molte aziende leader di mercato si caratterizzano per un elevato livello di complessità ed anzi vedono in questo un punto di forza perché consente loro di gestire i diversi piani in cui si sviluppa il business.

Quando un’organizzazione supera determinate dimensioni, diventa inevitabile adottare strutture e processi organizzativi complessi.

D’altra parte, è difficile gestire la complessità causata da alcuni fattori che distruggono valore aggiungendo inutili ridondanze.

La quantità di normative in un settore industriale e la loro mutevolezza e volatilità; la duplicazione di attività, ruoli e responsabilità nell’organizzazione; la frequenza dei cambiamenti nella struttura organizzativa; la presenza di nuovi concorrenti ed il cambiamento nelle logiche del mercato tendono a rendere un’azienda meno redditizia e più complessa. Questo è il tipo di complessità che andrebbe contenuta.

La risposta non è quella di rendere un’organizzazione il più semplice possibile, ma piuttosto eliminare la complessità che rende difficile lo svolgimento del lavoro o crea poco valore.

Se la complessità non viene vista come un problema da eliminare ma come una sfida che deve essere gestita e perfino sfruttata, le imprese possono generare ulteriori fonti di profitto e vantaggio competitivo. Bisogna quindi cogliere le opportunità che essa permette di conseguire.

Navigare la complessità | Project Management Center

Il Project Management Institute nella sua guida ” Navigating Complexity ” affronta il tema della gestione dei progetti difficili esplorando gli elementi che sono alla base della complessità nei progetti. Va subito detto che l’approccio del PMI è quello di comprendere come la complessità organizzativa e di contesto abbia impatto sui progetti piuttosto che concentrarsi su progetti genericamente definiti come difficili.

Le modalità per gestire la complessità

Quando si chiede ai dirigenti di alto livello di un’organizzazione da cosa dipende la complessità nel loro business, le risposte si focalizzano su fattori esterni e strutturali: le dimensioni e l’ambito in cui opera la propria azienda, il disegno complessivo della struttura organizzativa e le nuove normative.

Ma quando si parla con il personale operativo della stessa organizzazione, la storia che viene raccontata è molto diversa. Per loro, la complessità risiede principalmente in cose come una definizione poco chiara dei confini dei diversi ruoli, linee di riporto non chiare e processi interni inefficienti.

Qualunque organizzazione che vuole gestire la complessità in modo efficace deve guardare alla realtà dei fatti e comprendere quali sono le cause interne che determinano un livello di complessità non funzionale alla creazione di valore.

In particolare occorre eliminare le attività che non aggiungono valore e migliorare l’efficienza delle altre.

Ciò comporta sempre almeno tre benefici:

  • Riduce i costi
  • Aumenta i profitti
  • Migliora la soddisfazione del personale

Per ottenere questi risultati occorre individuare le aree in cui intervenire per ridurre le inefficienze investendo in progetti di miglioramento organizzativo volti a superare i limiti attuali.

Come gestire progetti complessi | Project Management Center

Gestire progetti complessi oppure progetti percepiti come difficili non è la stessa cosa. La complessità può dipendere dal tipo di organizzazione aziendale, dal numero di stakeholder coinvolti, dal numero di deliverables da produrre, dall’articolazione delle attività da completare, dal numero di risorse, dalla dimensione del budget, dai rischi potenziali.

Gestire la complessità organizzativa

E’ il management di un’organizzazione che deve farsi carico di gestire il processo di cambiamento. Non si tratta di un processo fine a sé stesso ma di un percorso articolato che deve mettere a fuoco i gap tra la situazione organizzativa di partenza e quella desiderata ed individuare le modalità per favorire la transizione.

In questo caso, gestire la complessità significa essere consapevoli delle possibili resistenze al cambiamento che emergono quando si vanno a modificare abitudini e pratiche lavorative che, seppur giudicate da tutti come inefficienti, sono comunque parte della cultura interna e cambiare comporta per alcuni la perdita di rendite di posizione.

Gestione del cambiamento nelle organizzazioni | Project Management Center

La Gestione del Cambiamento nelle organizzazioni, così come descritta nella guida del Project Management Institute, consiste in un approccio globale, sistematico e strutturato per consentire agli individui, ai gruppi ed alle organizzazioni di affrontare con successo la transizione da uno stato attuale ritenuto insoddisfacente in termini di business ad uno stato futuro auspicabile da un punto di vista strategico.