Outsourcing dei processi
Molte organizzazioni prendono seriamente in considerazione l’outsourcing dei processi di business che non appartengono al nucleo centrale (core) del loro business.
L’outsourcing fornisce loro una modalità economica per gestire tali processi senza compromettere i processi essenziali. Permette di concentrarsi sulle attività principali come marketing, sviluppo e operations.
I servizi di outsourcing dei processi aziendali sono inoltre un vantaggio per le PMI e le start-up. Consentono infatti risparmi significativi sulle spese generali.
Ma l’outsourcing comporta anche dei rischi. È importante che le aziende comprendano le problematiche inerenti questi servizi e siano caute nel selezionare il giusto partner.
La reputazione e l’esperienza sono fattori molto importanti da considerare.
Ulteriori elementi da considerare sono:
- Qualità del servizio. E’ importante verificare preliminarmente il livello qualitativo che caratterizzerà ciascun servizio svolto esternamente. A volte lo stesso processo svolto internamente ha un costo più alto ma anche un maggior livello qualitativo. E’ necessario quindi bilanciare le diverse esigenze e comprendere l’entità dei reali vantaggi ottenuti attraverso l’outsourcing dei processi.
- Tempestività del servizio. Molte organizzazioni decidono di trasferire a partner esterni alcuni processi perché desiderano recuperare in efficienza e tempestività nello svolgimento di determinati compiti. Ad esempio, un’azienda può decidere di affidare all’esterno le attività di data entry perché si aspetta che il partner esterno dedichi tutte le risorse disponibili per velocizzare il più possibile l’immissione dei dati. Occorre però comprendere a quanto ammonta il risparmio di tempo ed il valore economico del vantaggio ottenuto.
- Resistenze interne. Spesso la decisione di trasferire all’esterno determinate attività viene osteggiato internamente. Si generano preoccupazioni sul fronte occupazionale ed è quindi necessario tranquillizzare il personale illustrando in modo molto chiaro i vantaggi della transizione e le opportunità che si creano all’interno.
- Sicurezza dei dati. L’outsourcing dei processi comporta necessariamente il trasferimento di dati significativi presso la struttura esterna che si occuperà di gestire il servizio. E’ quindi necessario concordare le responsabilità e le modalità di protezione e riservatezza nonché le procedure di recovery a fronte di inconvenienti.
Sulla base delle considerazioni precedentemente sviluppate, è quindi opportuno definire un Contratto di Servizio che regoli l’outsourcing dei processi.
Una volta messi a fuoco i contenuti del contratto, il partner esterno può essere selezionato tra quelli che meglio rispondono ai contenuti del contratto di servizio.
Inoltre, il trasferimento all’esterno di determinati processi deve essere gestito a tutti gli effetti come un progetto. Curando in particolare la definizione dei deliverable attesi nonché le tempistiche di implementazione.
