Time & Task Management Software

Per time management si intende l’insieme di modelli e di strumenti di cui ci si può dotare per ottimizzare l’utilizzo del proprio tempo e delle proprie risorse. E’ diverso dal task management che invece si occupa di coordinare ed organizzare lo svolgimento di compiti in flussi di lavoro strutturati.

Ad esempio, l’impiego di un software di time management può consentire ad un’organizzazione di migliorare la capacità di manager e professional di utilizzare il tempo che costituisce una risorsa per definizione limitata e quindi preziosa.

Il tempo non può essere ricreato ed una volta trascorso non può essere riutilizzato. Se viene impiegato improduttivamente occorre aggiungere risorse per completare il lavoro richiesto e questo porta inevitabilmente a maggiori costi.

Per questi motivi è importante che un’organizzazione adotti tali strumenti e ne favorisca l’utilizzo da parte del suo personale a tutti i livelli.

Una particolare applicazione di questa tipologia di software è relativa alla gestione delle liste di lavorazione ed alla gestione dei rapportini di lavoro (timesheet) necessari per la consuntivazione delle attività di un progetto. In questo modo si può tenere traccia del lavoro svolto dalle risorse che fanno parte di un team di progetto senza dover richiedere informazioni su base periodica e senza utilizzare supporti cartacei o fogli excel.

time & task managementQuesto consente ai responsabili di progetto di attingere le informazioni necessarie al monitoraggio e controllo di un progetto basandole su dati aggiornati e documentati on-line. Ciò aumenta il livello di precisione e di formalizzazione di questo processo e consente di alimentare il sistema utilizzato per il task management. Esempi di servizi per supportare queste necessità sono quelli forniti da asana.com.

Come si è detto in precedenza, il task management comprende l’insieme di strumenti e metodi utilizzati per organizzare e gestire i compiti assegnati alle risorse di un’organizzazione. In questo rientrano buona parte delle metodologie e degli strumenti di project management.

In questo ambito assumono un ruolo particolare gli strumenti di pianificazione dei tempi e delle risorse necessarie per quantità e competenze. Avere un supporto per determinare questi fattori costituisce una base per ogni project manager che utilizzerà poi i piani in fase di implementazione per controllare l’avanzamento dei lavori in conformità con quanto pianificato.

Da questo punto di vista è importante dotarsi di software per la creazione del gantt di progetto e l’individuazione del percorso critico.

Inoltre è importante disporre di un software per il tracciamento delle problematiche che intervengono durante tutto il ciclo di vita di un progetto. Un sistema di issue management consente di supportare il processo decisionale a fronte di anomalie che richiedono modifiche oppure che richiedono interventi correttivi rispetto a quanto pianificato.

In generale, l’utilizzo degli strumenti di time &  task management aumenta la produttività complessiva in quanto da un lato aiuta a strutturare ed organizzare meglio il proprio tempo e dall’altro lato favorisce il controllo del lavoro svolto sia in termini di qualità che di rispetto dei vincoli temporali ed economici concordati in fase di avvio dei lavori.