Ciclo dei controlli

Un modo per aumentare le probabilità di successo di un progetto è implementare i controlli del progetto, che dovrebbero essere guidati dall’analisi dei dati in tempo reale.

Il controllo delle prestazioni è la chiave per completare un progetto in tempo e nel rispetto del budget.

I controlli di progetto sono processi che riducono al minimo il divario di prestazioni tra quanto definito in fase di pianificazione e quanto accade durante la fase di esecuzione del lavoro.

Sebbene i controlli del progetto spesso si riferiscano specificamente alla fase di monitoraggio e controllo del ciclo di vita del progetto, sono importanti dalla fase di avvio a quella chiusura.

Gli specialisti del controllo del progetto utilizzano i controlli per mitigare i rischi e risolvere i problemi al fine di mantenere un progetto nei tempi e nel budget.

I controlli del progetto aiutano a garantire che le prestazioni soddisfino gli standard concordati con la committenza e con il management.

I processi di controllo sono basati sulla visibilità dei dati e sull’efficienza.

Ciò significa che i project manager devono prima identificare un problema di prestazioni, quindi determinare cosa lo ha causato e come risolverlo.

L’istituzione dei controlli di progetto prevede un processo in quattro fasi:

1. Stabilire gli standard di prestazione per avere un riferimento in base al quale calcolare gli eventuali scostamenti.
2. Misurare le prestazioni attraverso la raccolta dei dati.
3. Confronta le prestazioni con il riferimento (baseline) per identificare le deviazioni e determinarne le cause attraverso l’analisi dei dati.
4. Correggere la deviazione delle prestazioni per mantenere il progetto in linea con i tempi e con il budget.

Come implementare il ciclo dei controlli

Le componenti del controllo del progetto aiutano i project manager e i team a prendere decisioni migliori per mantenere il progetto in linea con le aspettative.

1. Il Piano di Progetto che contiene i documenti di riferimento (baseline di progetto) in base ai quali determinare gli scostamenti di tempi, costi, qualità, rischi, risorse rispetto al pianificato.
2. Gli standard e le metriche per misurare la prestazione di progetto.
3. Una procedura per gestire e tracciare le modifiche da apportare al piano e ai deliverables di progetto quando sono ritenute necessarie per riportare il progetto in linea con gli obiettivi.
4. Un approccio strutturato per la gestione dei problemi così articolato:
   • Identificare il problema.
   • Redigere un registro dei problemi.
   • Valutare l’impatto del problema su costi e pianificazione.
   • Determinare come risolvere il problema.
   • Correggere il problema implementando la soluzione.
   • Monitorare la soluzione per determinarne l’efficacia.