Misurare il successo di un progetto non obbedisce a criteri univoci. Se si intervistano gli stakeholder di un progetto (ad es. project manager, membri del team, sponsor, utenti finali e top management) si comprende come ognuno di essi abbia criteri di valutazione molto diversi, per lo più basati sulle proprie particolari aspettative e necessità.
Anche il rispetto del triplice vincolo che costituisce il punto di partenza per la pianificazione di un progetto non è sufficiente da solo per misurare il successo di un progetto.
I project manager hanno bisogno di ampliare la loro prospettiva per includere altri criteri per soddisfare tutte le parti interessate e fornire risultati di business e benefici tangibili.
Può quindi essere utile esaminare quali possono essere i fattori che concorrono (tutti insieme) a misurare il successo di un progetto:
- Livello di soddisfazione degli stakeholder e del cliente finale. E’ importante verificare che, al di là del semplice rispetto del triplice vincolo, non esistano elementi che creino problemi in termini di customer satisfaction. Il cliente apprezza il lavoro svolto e le competenze dimostrate? Il progetto crea le condizioni per ulteriori collaborazioni future? In molti casi accade che un progetto produca tutti i deliverables richiesti e che questi rispettino effettivamente le specifiche concordate con la committenza. Nonostante questo fatto, alcuni stakeholder possono conservare dubbi sulla qualità del lavoro svolto. E’ bene intercettare questi dubbi in corso d’opera e comprenderne le motivazioni prima che sia troppo tardi. Per questo motivo è opportuno svolgere una analisi degli stakeholder ed intraprendere le azioni conseguenti.
- Aderenza al business case. Prima di avviare un progetto dovrebbero essere chiariti gli obiettivi di business ed i benefici che ci si aspetta di ottenere attraverso il progetto. Si può anche trattare di valutazioni di massima, ma è importante che siano chiare le aspettative in base alle quali misurare il successo di un progetto. A tal fine deve essere predisposto un business case contenente tutti gli elementi per impostare la pianificazione e poi valutare a consuntivo il successo del progetto.
- Adozione da parte dell’utente finale. Capita che quanto realizzato da un progetto non venga poi utilizzato. Si sostengono investimenti per ottenere determinati prodotti ma dopo un pò di tempo questi non vengono più utilizzati. Da cosa dipende? Si tratta di pura obsolescenza oppure esistono altre motivazioni? Siamo sicuri di aver coinvolto tutti gli utilizzatori dei prodotti di un progetto? Abbiamo svolto insieme con loro una attenta analisi dei requisiti?
- Qualità del delivery. Le persone che hanno collaborato allo svolgimento hanno operato nel rispetto di elevati standard di qualità? Ci si riferisce in questo caso alla qualità dei processi di lavoro e non solo alla qualità dei deliverable. Sono stati svolti interventi di quality assurance? E’ importante che i componenti del team di progetto siano consapevoli della visibilità dei loro comportamenti. Tutta la comunicazione di progetto dovrebbe quindi veicolare una estrema attenzione al rispetto degli standard e delle procedure di lavoro fissati a livello aziendale.
- Valore ottenuto. E’ importante definire preliminarmente all’avvio di un progetto in che termini deve essere considerato il valore generato da un progetto. Possono essere fissati diversi criteri e di conseguenza sono diverse le metriche da utilizzare per la sua valutazione. Il valore di un progetto può infatti riguardare il valore finanziario, il valore per il cliente, il valore per gli stakeholder, il valore per gli azionisti, il valore occupazionale, il valore infrastrutturale, il contributo atteso al business aziendale, il valore ambientale, della salute, della sicurezza.
Una volta definiti i criteri di valutazione, è necessario definire per ciascuno di essi le corrispondenti metriche di valutazione. L’insieme di tali metriche fornirà la modalità per misurare il successo di un progetto.
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