Lo sponsor di progetto è la persona che in un’organizzazione decide che un determinato progetto deve essere avviato.
Può essere un responsabile tecnico o di settore, oppure un commerciale che ha appena venduto il progetto ad un cliente.
Ogni progetto avrà il suo sponsor.
In tal senso, rappresenta uno stakeholder chiave che ha il massimo interesse per l’iniziativa da avviare e che incaricherà il project manager per lo svolgimento dei lavori. A questo scopo dovrà redigere il documento di incarico o project charter.
Inoltre, è la persona che assegna un codice alla commessa, acquisisce e rende disponibili i fondi necessari ai lavori.
Lo sponsor di progetto è anche la persona che aiuterà il project manager per tutti quegli aspetti organizzativi su cui il responsabile di progetto non ha sufficiente potere per intervenire. Ad esempio, nei rapporti con il top management o con i responsabili di funzione quando occorre intervenire sulle risorse che hanno prestato al progetto.
Interviene inoltre nel processo decisionale a fronte di varianti in corso d’opera quando occorre rivedere gli obiettivi concordati con la committenza.
Si tratta quindi di un ruolo molto importante e per questo motivo nel seguito ne verranno ulteriormente esaminate le caratteristiche.
Cosa fa lo sponsor di progetto?
Visione
- Si assicura che il business case sia valido e in linea con le aspettative
- Verifica la compatibilità del progetto con la strategia aziendale
- Resta informato sugli eventi chiave del progetto per verificarne la sostenibilità
- Definisce i criteri per il successo del progetto e come questo si inserisce nel business aziendale
Governance
- Incarica il project manager e concorda con lui i criteri di gestione
- Assicura che il progetto sia avviato correttamente
- Definisce le priorità aziendali per il progetto
- Fornisce supporto al project manager in caso di necessità
- Definisce insieme con il project manager i ruoli chiave del progetto
- Funge da punto di riferimento per problemi che esulano dal controllo del project manager
- Ottiene le risorse finanziarie
- Aiuta nelle comunicazioni tra settori diversi dell’organizzazione
- Viene coinvolto nel valutare lo stato di avanzamento del lavoro
- Verifica che il progetto produca i benefici attesi
- Si assicura che il Project Manager comprenda il suo ruolo e i suoi compiti e che si avvalga di procedure di escalation verso lo Sponsor ed il Comitato di Coordinamento in tutti quei casi in cui non può agire in autonomia
- Interviene a fronte di criticità non risolte dal responsabile di progetto.
- Approva i risultati finali del lavoro
Differenza tra il ruolo dello sponsor e quello del project manager
Il responsabile di progetto ha la responsabilità tecnica e metodologica del lavoro mentre lo sponsor ha la responsabilità di mettere in condizione il gruppo di progetto di avere le risorse ed il supporto organizzativo necessario.
Il responsabile di progetto coordina il team mentre lo sponsor interviene quando occorre integrarsi con gli altri settori aziendali per condividere decisioni che sono fuori dal perimetro del ruolo del project manager.
Compito del project manager è intervenire per impedire modifiche non necessarie al progetto, mentre compito dello sponsor è concordare con la committenza chi sosterrà gli oneri delle modifiche ritenute necessarie.
Infine lo sponsor di progetto supervisiona l’operato del project manager e al termine del progetto ne valuta la performance.
In generale, un progetto di successo è sempre frutto di un’ottima integrazione tra i due ruoli e tra loro e il resto dell’organizzazione.
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