Software Selection

I prodotti software di Project Management hanno avuto negli ultimi anni uno sviluppo notevole in termini di applicazione ed utilizzo in contesti ampi e diversificati. Non altrettanto può essere detto dal punto di vista dell’implementazione di nuove funzionalità.

In tal senso, l’offerta complessiva sembra aver raggiunto uno stadio di maturità con piccoli upgrade che non vanno a modificare l’architettura ed introducono di volta in volta solo migliorie marginali, in particolare sul fronte dell’usabilità dei prodotti.

Invece sul fronte dell’utenza aziendale si nota ancora un ampio utilizzo di strumenti “sviluppati in casa” prevalentemente basati su fogli excel per gestire attività di Project Management con un forte dispendio di energie in termini di efficacia comunicativa e aggiornamento dei file a fronte di revisione dei piani.

Certamente, finché occorre gestire piccoli progetti con 2-3 persone, ciò può non costituire un problema.

• generare dinamicamente gantt e prospetti di schedulazione e livellamento delle risorse soggetti a rapidi cambiamenti;
• generare documenti di avanzamento lavori per comunicare lo stato del progetto ai vari stakeholders utilizzando modalità grafiche comprensibili anche a chi non è necessariamente un addetto ai lavori;
• gestire realtà multiprogetto e programmi complessi in cui occorre raccordare in un master plan i piani dei vari progetti che compongono il programma;
• visualizzare rapidamente il livello di utilizzo delle risorse impegnate su vari progetti in modo da consentire rapide riallocazioni;
• consentire di avere un unico ambiente strutturato in cui produrre, archiviare e riutilizzare su progetti futuri quanto realizzato in ciascun progetto comprese le valutazioni finali e lesson learned.

In definitiva, quando la scala dei progetti cresce e con essa l’impatto va oltre l’ambito di un’unica funzione aziendale, la domanda di tecniche, metodologie e strumenti software aumenta progressivamente in quanto la sola schedulazione non è sufficiente a rappresentare la complessità dei fenomeni che occorre presidiare.

Nelle organizzazioni in cui i project managers gestiscono progetti multipli è necessario definire protocolli di gestione adottati su tutti i progetti e scalabili a livello di singolo progetto, di programma, di portafoglio progetti.

In questo contesto diventano centrali gli strumenti di analisi e programmazione economico-finanziaria di un progetto.

Laddove invece occorre gestire team di progetto collocati in varie location e con la necessità di poter lavorare a distanza, allora prevale il ricorso a strumenti centrati sulla collaborazione web-based.

Nasce pertanto il bisogno di definire un insieme razionale di criteri con cui selezionare il software più adatto a soddisfare le necessità di un’organizzazione e ricordando che:

• non vale la pena spendere tempo e risorse sulle funzionalità di base in quanto queste hanno ormai raggiunto un buon livello di maturità in tutti i prodotti;
• occorre concentrarsi sulle specificità ed unicità dell’operatività in modo da individuare i fattori realmente distintivi del software da ricercare.

Il Processo di Selezione

1. Prima di tutto occorre comprendere quali sono i Fattori Critici di Successo (FCS). Si tratta quindi di individuare ciò che è realmente critico in un’organizzazione dal punto di vista del delivery e dell’ottimizzazione delle risorse e dei costi.
2. Definire ciò che deve essere misurato per documentare il successo di un progetto.
3. Comprendere i processi di business esistenti ed evidenziarne i gap e le opportunità di miglioramento necessarie per garantire il delivery.
4. Essere specifici e non ambigui nel definire i requisiti del software da selezionare
5. Assegnare una priorità ed un peso specifico a ciascuno dei requisiti.
6. Ripartire i requisiti in blocchi riferiti ad altrettanti processi di project management (ambito, tempi, costi, qualità, rischi ecc,) basandosi su un modello consolidato come ad esempio il PMBOK®.
7. Identificare e coinvolgere nel processo di selezione chi all’interno dell’organizzazione è consapevole dell’importanza di adottare il nuovo software.
8. Analizzare l’offerta di mercato ripartendola in:
   • Generica/orizzontale. E’ il settore più ampio che si rivolge a chi necessita di funzionalità di base. Nella maggior parte dei casi presenta carenze sul fronte degli strumenti di analisi finanziaria mentre presenta soluzioni evolute sul fronte del supporto alla collaborazione.
   • Verticale. E’ costituita da soluzioni sviluppate per specifici settori di industry
   • Custom. In questo settore si trovano pacchetti base che necessitano di una personalizzazione significativa per essere adattate alle necessità di un’organizzazione, oppure si tratta di sviluppi “ad-hoc” interamente fondati sulle esigenze di uno specifico cliente.
9. Definire una matrice di valutazione associando a ciascuna soluzione un voto rispetto ai requisiti pesati definiti al punto 5)
10. Selezionare una rosa di possibili candidati sulla base di tale matrice.
11. Avviare la trattativa con ciascun fornitore dei prodotti presenti nella rosa comunicando i fattori critici di successo individuati al punto 1).
12. Svolgere a cura di ciascun fornitore dimostrazioni di come il prodotto può soddisfare i fattori critici di successo.
13. Chiedere e verificare le referenze.
14. Valutare le necessità di consulenza e formazione all’utilizzo del prodotto.
15. Negoziare il prezzo del contratto e le eventuali clausole (es. proprietà intellettuale).
16. Individuare il prodotto ed il fornitore prescelti.
17. Formulare la proposta di investimento al management aziendale.