Possibili utilizzi del software di project management

Esiste ancora un numero significativo di organizzazioni che ancora utilizzano fogli Excel come software di project management.

Si tratta anche di organizzazioni di grandi dimensioni che potrebbero dotarsi di strumenti più evoluti.

Però è tale l’abitudine interna di utilizzare gli spreadsheet sviluppati nel tempo che si ha spesso il timore di destabilizzare il funzionamento dei progetti introducendo tecnologie più evolute.

Spesso convivono quindi settori funzionali che utilizzano Excel o similari e project manager che utilizzano anche le funzionalità di base di MS Project.

Ciò favorisce la presenza di una pluralità di tecnologie e di strumenti che non sempre risulta facile integrare se non si decide di fare uno sforzo e dotarsi di un ambiente software unico in cui gestire i lavori.

Quando il numero di progetti gestiti supera un determinato livello di soglia, nasce anche la necessità di gestirli in modo allineato ai propri obiettivi di business.

Oltre a ciò si desidera anche avere una visione complessiva di come i progetti impiegano le risorse e gli investimenti per valutare la consistenza e la sostenibilità delle iniziative avviate e di quelle in via di approvazione.

Occorre quindi implementare un sistema di Project Portfolio Management.

Inoltre ciascuna organizzazione presenta specifici utilizzi del software di project management in relazione al proprio settore industriale di appartenenza:

• Pianificazione, Scheduling, Monitoraggio e Gestione delle risorse sono ad esempio aspetti chiave per le Società di Consulenza
• Demand Management, Pianificazione, Gestione delle risorse, Time Tracking e gestione delle issues costituiscono il principale ambito di applicazione per le aziende del settore ICT, dei servizi legali e finanziari e delle società di formazione.
• Gestione dei Rischi e delle forme di finanziamento costituiscono invece la principale focalizzazione delle agenzie governative.
• Gestione dei tempi e dei Costi sono al centro dell’attenzione per le società di ingegneria
• Gestione della commessa e del relativo cash flow sono gli aspetti chiave per le aziende che producono appunto per commessa.

Difficilmente si assiste a casi in cui si desidera una copertura completa di tutti questi aspetti. Ogni organizzazione presenta le sue peculiarità ed intorno a queste struttura i propri sistemi di project management.

La necessità di ulteriori funzionalità viene spesso sollevata in fase di selezione del software di PM ma col tempo molte di queste funzionalità non vengono utilizzate per privilegiare invece quel sotto-insieme che è caratteristico di una determinata organizzazione, come negli esempi sopra riportati.

In realtà molti strumenti consentono oggi di gestire:

• la collaborazione e lo scambio di comunicazioni tra i membri dei team di progetto;
• i workflow ed i livelli di autorizzazione necessari per garantire il corretto flusso dei lavori;
• i momenti di confronto e condivisione attraverso chat, forum e meeting online.

Spesso tutte queste funzionalità sono già presenti nel software che si è deciso di adottare ma non vengono utilizzate se non nelle organizzazioni che si collocano ad uno stadio di maturità più evoluto nell’applicazione del project management.