Come facilitare l'uso del software di project management

diffondere software di project managementLa natura umana rende le persone resistenti ai cambiamenti ed alle transizioni nel modo di lavorare.

Tuttavia le innovazioni costituiscono incredibili opportunità per acquisire nuove competenze e per accedere a nuove possibilità di crescita e di sviluppo.

Nel software di project management le innovazioni non sono così frequenti da rivoluzionare il modo di lavorare dei team e dei project manager.

Comunque negli ultimi anni si è assistito ad un proliferare di nuove soluzioni e funzionalità particolarmente incentrate sulla ricerca di un maggior livello di collaborazione tra le persone che operano all’interno dei team di progetto.

I maggiori analisti del settore rilevano ogni anno investimenti crescenti delle organizzazioni in strumenti e metodi di project management.

Nonostante questa evoluzione, molte organizzazioni sono ancora in ritardo nel dotarsi delle nuove funzionalità oppure sono i gruppi di lavoro a non averne ancora ben compreso le potenzialità.

Quindi occorre intervenire per rimuovere le cause dei possibili ritardi:

  • la tendenza diffusa ad utilizzare strumenti poco evoluti e superati per gestire un progetto (es. fogli excel, posta elettronica);
  • lo scarso utilizzo di software specifico per il project management;
  • oppure, nella migliore delle ipotesi, una non chiara comprensione dei possibili utilizzi del software di project management per supportare il lavoro dei responsabili e dei team.

In sostanza occorre comprendere come favorire l’uso del software al fine di aumentarne il tasso di adozione e le ricadute positive sull’operatività.

Linee guida per facilitare l’uso del software di project management

Prima di tutto deve essere chiaro al management di un’organizzazione che l’applicazione della disciplina del project management presenta una curva di apprendimento che riguarda sia la metodologia di gestione progetti che gli strumenti software.

Occorre quindi del tempo prima che le persone siano in grado di utilizzare con profitto le nuove tecnologie.

Per rendere più veloce questo processo è necessario:

  • Scegliere strumenti che siano intuitivi ed inizialmente facili da usare, lasciando comunque spazio a funzionalità più evolute da utilizzare in un secondo momento, man mano che le persone cominciano ad apprezzare i vantaggi del software.
  • Coinvolgere i team di progetto nella scelta delle soluzioni da adottare in modo da tener conto delle esigenze e delle specificità del contesto operativo.
  • Non privilegiare la presenza di funzioni sofisticate a discapito dell’operatività quotidiana.
  • Formare le persone all’uso del software.
  • Spiegare i vantaggi ed i possibili impieghi del software nel facilitare il lavoro.
  • Interagire e comunicare costantemente con le persone raccogliendo informazioni sul loro livello di utilizzo delle soluzioni adottate.
  • Fornire esempi dei miglioramenti ottenibili attraverso particolari funzionalità.
  • Essere pazienti e dare modo ai componenti dei team di progetto di prendere confidenza con il nuovo modo di operare.