Incarico di progetto

Il documento di incarico di progetto o project charter costituisce l’output più importante della fase di avvio progetto.

Esso consente di autorizzare l’inizio dell’attività di pianificazione e di nominare il project manager che avrà la responsabilità di coordinare i lavori.

Il documento fornisce tutte le informazioni note al momento dell’avvio dei lavori nonché le linee guida che orienteranno le prime attività svolte dal responsabile di progetto.

Il livello di dettaglio è indipendente dal fatto che il project manager sia interno oppure esterno all’organizzazione che intende sviluppare il progetto.

Struttura dell’incarico di progetto

L’articolazione del documento può essere snella se al momento dell’avvio del progetto si dispone di poche informazioni oppure estremamente dettagliata se il progetto è complesso ed è stata quindi svolta preliminarmente un’analisi di fattibilità.

Nel seguito viene esemplificata tale articolazione nella sua massima estensione che potrà essere ridotta qualora appunto le informazioni disponibili non consentano questo livello di dettaglio:

• Nome e ruolo di chi redige il documento (sponsor di progetto)
• Data di creazione del documento
• Data della revisione svolta insieme con il project manager
• Nome del project manager
• Nome del progetto
• Codice di commessa
• Tipologia del progetto (interno oppure rivolto al mercato, settore industriale di appartenenza, ecc.)
• Obiettivi del progetto
• Motivazioni per l’avvio del progetto
• Situazione attuale relativa all’ambito coinvolto nel progetto (AS-IS)
• Situazione finale desiderata (TO-BE)
• Scadenze contrattuali
• Scenari alternativi disponibili per soddisfare le esigenze della committenza
• Le parti interessate (stakeholders di progetto)
• Opportunità di conseguire risparmi significativi (che devono essere quantificati nell’incarico di progetto)
• I processi di project management e le metriche che dovranno essere implementati dal project manager
• Principali deliverables
• I clienti (elenco dei clienti interni ed esterni)
• Aspettative dei clienti
• Benefici in termini di business sia per il fornitore che per il committente
• Vincoli
• Rischi possibili o al momento noti
• Analoghi progetti dello stesso tipo svolti in precedenza (utili per attingere indicazioni e lesson learned)
• Costi stimati per il progetto
• Membri del Team di progetto
• Membri del Comitato direttivo
• Timeline di massima del progetto con le indicazioni sulle principali fasi, milestones e momenti di consegna dei deliverables previsti

Per una maggior chiarezza il documento di incarico di progetto potrà referenziare alcuni allegati contenenti i particolari necessari.

Chi redige il documento può non avere tutte le informazioni o le competenze necessarie per tale livello di dettaglio. In tal caso le informazioni mancanti verranno raccolte dal project manager nel momento in cui procederà alla definizione dell’ambito di progetto.

L’importante è che la traccia indicata consenta di trasferire tutto ciò che è noto nel momento in cui il documento viene prodotto. D’altra parte la fase di pianificazione ha proprio come obiettivo quello di approfondire ed integrare le informazioni contenute nel project charter in modo da arrivare a dettagliare il piano dei lavori.

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