Sia preliminarmente all’avvio dei lavori che durante il loro svolgimento può essere necessario fornire una panoramica di progetto per allineare gli stakeholders o gli investitori sulle sue caratteristiche e sviluppi.
Si tratta di un documento di sintesi e quindi non può entrare troppo nei dettagli che eventualmente potranno essere approfonditi successivamente.
Il documento includerà quindi una breve descrizione del progetto, le sue motivazioni, i suoi obiettivi e i risultati attesi.
La panoramica del progetto dovrebbe essere chiara e concisa, fornendo informazioni sufficienti per dare alle principali parti interessate un’idea generale di cosa tratta il progetto e perché è importante.
In particolare, questo documento mantiene il team concentrato su ciò che è importante e impedisce loro di impantanarsi nei dettagli.
È simile a un Project Charter ma non ha finalità interne di avvio dell’attività di pianificazione. Ha invece lo scopo di allineare tutte le parti coinvolte.
La panoramica di progetto è inoltre molto diversa rispetto alla descrizione d’ambito che è finalizzata a descrivere i deliverables del progetto e le loro specifiche. Ciò costituisce un aspetto molto specifico del lavoro dei progettisti.
È anche diversa rispetto ad un report di stato in cui viene presentata la situazione del progetto ad un determinato stato di avanzamento dei lavori.
Le caratteristiche della panoramica di progetto sono:
- Brevità.
- Focalizzazione sul problema o bisogno che il progetto si pone.
- Illustrazione del modo con cui il progetto affronta tale problema od esigenza.
- Precisazione degli obiettivi di progetto.
- Illustrazione dei criteri e delle metriche per misurare il successo.
- Precisazione dei vincoli e dei rischi legati al contesto.
Il documento dovrebbe occupare una pagina, al massimo una pagina e mezza, ed essere scritto in modo da risultare facilmente leggibile anche da parte di soggetti che non siano necessariamente addetti ai lavori.
In tal senso l’overview di progetto può essere fornita anche come documento preliminare rispetto ad incontri e riunioni di progetto per fornire ai partecipanti una idea complessiva del progetto e/ dello stadio in cui esso si trova.
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