Il ruolo della comunicazione nei progetti è principalmente finalizzato alla gestione dei vari stakeholder.
Naturalmente per stakeholder si intendono sia i componenti del team di progetto che il management interno e tutti i soggetti esterni, compreso il cliente finale, che si trovano ad essere coinvolti in un progetto.
Il project manager ed il team di progetto dovranno relazionarsi con questi soggetti in funzione del ruolo ricoperto da ciascuno di loro e delle loro aspettative che andranno chiarite fin dalle fasi preliminari.
In quest’ottica, è importante predisporre un piano della comunicazione di progetto che identifichi le modalità con cui gestire i rapporti organizzativi con tutti gli interlocutori.
Infatti, in assenza di una comunicazione strutturata:
- Il progetto può facilmente perdere interesse, sostegno e credibilità da parte degli stakeholder;
- Viene a mancare una conoscenza sullo stato dei lavori condivisa da tutti;
- I membri del team di progetto a comprendere come devono operare e non hanno visibilità sulle decisioni che li riguardano.
Molti project manager ritengono di dedicare anche troppo tempo alla comunicazione, ma spesso si tratta di occasioni frammentarie ed estemporanee, non pianificate. Ci si relaziona in modo concitato, spesso solo per telefono.
Oltretutto ci si illude che tutto questo produca i risultati attesi ma:
- non si può mai essere sicuri che le informazioni scambiate siano state realmente comprese;
- quando si comunica per telefono non si sa mai in che situazione si trova l’interlocutore e non è detto che le indicazioni fornite siano sempre attendibili;
- in questo modo si finisce per privilegiare le urgenze mentre andrebbe fatta distinzione tra criteri di urgenza e criteri di importanza.
Il ruolo della comunicazione nei progetti è proprio quello di mettere tutti in condizione di comprendere il contenuto e l’importanza delle informazioni scambiate, avere tempo sufficiente per rifletterci sopra e solo a quel punto dare le risposte o proporre delle soluzioni.
Si può dire che tutto questo può richiedere molto tempo, ma che senso ha correre il rischio di trasmettere messaggi non attendibili solo per illudersi di procedere velocemente? Prima o poi errori e fraintendimenti presentano il conto.
Ruolo della comunicazione con gli stakeholder
Per evitare che il ruolo della comunicazione venga frainteso, è importante precisarne le modalità in un piano apposito che tenga conto dei seguenti criteri di:
- Trasparenza. E’ importante che ogni project manager non nasconda i dettagli del progetto che andrebbero condivisi. Non è necessario condividere tutto, ma le informazioni sui rischi, sulle tempistiche, sul budget e sugli avanzamenti del lavoro devono essere noti a tutti se si vuole esercitare un minimo di responsabilizzazione e di accountability. I dati scambiati devono corrispondere al vero e devono essere verificabili. Ciò riguarda sia il project manager che i componenti del team di progetto.
- Tempestività. Se non vengono trasmesse in tempo utile, le informazioni diventano inutili ed il tempo impiegato per raccoglierle ed analizzarle viene sprecato. I dirigenti si lamentano spesso che non ottengono informazioni sui problemi di un progetto finché non è troppo tardi per intervenire. E purtroppo questo riguarda anche i membri del team che spesso ritardano nel fornire informazioni perché troppo presi dal lavoro.
- Responsabilità. E necessario che la comunicazione tenga conto dei ruoli definiti nella OBS e nella RAM di progetto. Inoltre le linee di riporto definite in questi documenti dovranno essere rispettate dai membri del team di progetto. E’ quindi importante che nel kickoff meeting di avvio progetto tutti questi aspetti vengano precisati scendendo nei particolari.
- Documentazione. La documentazione di progetto deve essere predisposta per tempo in modo da poter essere inviata a tutti i soggetti interessati. In particolare, i documenti avanzamento lavori dovranno essere predisposti ed inviati prima degli incontri periodici di analisi dell’andamento dei lavori in modo che i partecipanti abbiano il tempo di leggerli e di arrivare agli incontri con le idee chiare. I contenuti delle riunioni di lavoro andranno inoltre illustrati in appositi verbali in modo da ricostruire il processo decisionale e le responsabilità assegnate.
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