Nell’ambito dei processi di approvvigionamento di un progetto è necessario selezionare i possibili fornitori esterni per alcune componenti o rami del progetto.
A tal fine occorre produrre un documento di richiesta di offerta (RFP – Request for Proposal) strutturato in modo da favorire l’individuazione del fornitore e dell’offerta migliori garantendo omogeneità ed oggettività di comportamenti nel processo di valutazione.
I punti chiave da inserire nella richiesta d’offerta sono:
- Obiettivi generali del progetto
- Obiettivi della fornitura
- Specifiche (se disponibili) dei deliverables della fornitura
- SOW (Statement of Work)
- Informazioni che devono essere presenti nell’offerta e format dell’offerta
- Servizi opzionali
- Responsabilità delle parti coinvolte
- Termini e modalità di pagamento
- Termini e condizioni per la presentazione
- Clausole di riservatezza e proprietà intellettuale
- Descrizione del processo di selezione e dei criteri di attribuzione dei punteggi
Il punto 3) potrà essere dettagliato qualora l’acquirente sia a conoscenza delle specifiche del prodotto e delle modalità di produzione, altrimenti sarà compito del fornitore precisarli.
In particolare, lo Statement of Work è una descrizione di sintesi che illustra:
- Ambito del lavoro
- Il luogo o i luoghi in cui il lavoro verrà svolto
- Il periodo in cui il lavoro verrà svolto
- Il piano di produzione dei deliverables coinvolti nella fornitura
- Principali milestones
- Standards richiesti nella produzione dei deliverables ed i meccanismi per la loro verifica
- Standard di Project Management per la gestione della fornitura
- I criteri di accettazione dei deliverables da parte del soggetto acquirente
- Eventuali note aggiuntive o condizioni particolari di fornitura
Selezione dei fornitori
Una volta che i fornitori hanno ricevuto la richiesta di offerta, può essere opportuno convocare una “Conferenza dei fornitori” per raccogliere eventuali dubbi e domande e fornire contestualmente tutte le risposte in modo che tutti possano ascoltare tutti i quesiti e le relative risposte. 
E’ importante in questa fase che tutti ricevano le stesse informazioni e che siano guidati a produrre delle offerte confrontabili sulla base di criteri omogenei ed oggettivi.
In seguito alla successiva ricezione delle offerte sarà necessario sottoporle ad un processo di valutazione basato sui criteri definiti prima dell’invio delle RFP e descritti nel documento di richiesta d’offerta.
In particolare ogni proposta sarà valutata in base ad alcuni fattori o funzionalità cui sarà stato in precedenza attribuito un peso come nella tabella riportata a destra.
L’analisi può naturalmente essere spinta ad un maggior livello di dettaglio per ciascuno dei fattori presi in considerazione.
Ad esempio, nel valutare l’approccio di management per ogni fornitore può essere utilizzata la tabella sotto riportata in cui sono indicati gli elementi che concorrono a qualificare tale fattore, il massimo punteggio per ciascun item, ed i punteggi effettivamente attribuiti a ciascun fornitore.
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