Richiesta di offerta

Nella gestione degli acquisti di progetto un passaggio importante è costituito dalla selezione dei fornitori di beni e servizi necessari per un progetto e propedeutico alla gestione dei contratti di acquisto.

La struttura della richiesta di offerta deve quindi consentire di trasferire al possibile fornitore tutte le informazioni sul progetto e sull’oggetto della fornitura in modo da agevolarne il processo di quotazione.

Al tempo stesso il documento deve consentire al richiedente di raccogliere attraverso la successiva risposta tutti gli elementi per valutare il fornitore e la rispondenza dei beni e servizi proposti rispetto ai requisiti del progetto.

Qualora il progetto sia particolarmente complesso ed al fine di allineare tutti i fornitori rispetto alle necessità di acquisto, può essere opportuno far seguire l’invio della richiesta di offerta da una “conferenza degli offerenti” in cui ciascun fornitore possa formulare quesiti sul progetto in presenza degli altri fornitori in modo che tutti possano ascoltare le risposte fornite.

Ciò è di particolare importanza quando le forniture vengono assegnate sulla base di una gara.

La struttura ottimale di una richiesta di offerta è la seguente:

• Background. In questa sezione devono essere descritte sinteticamente le finalità del progetto, la sua durata, il livello di commitment richiesto e le responsabilità delle parti.
• Oggetto della fornitura. In questa sezione deve essere descritto il bene o servizio che deve essere acquisito, la quantità richiesta e le modalità di fornitura. Nel caso di fornitura di una parte o dell’intero progetto, punto centrale di questa sezione è la descrizione dello “Scope of Work” con l’illustrazione dei deliverables previsti, della qualità richiesta e delle eventuali necessità di formazione per l’utilizzo del bene o servizio richiesto.
• Vincoli di budget. In questa sezione vengono esplicitati i limiti di costo per la fornitura, le forme di finanziamento previste ed i criteri per il pagamento.
• Vincoli contrattuali. In questa sezione vengono esplicitati i vincoli che verranno esplicitati nel contratto di acquisto: proprietà dei beni e servizi acquisiti, proprietà intellettuale, eventuali penali.
• Timeline. In questa sezione viene descritto il piano degli approvvigionamenti e come si inserisce la singola fornitura all’interno del piano.
• Profilo del fornitore. In questa sezione devono essere indicate le caratteristiche che un fornitore deve possedere per poter essere preso in considerazione: referenze, esperienza in analoghe forniture, rispetto delle normative, organizzazione di supporto, affidabilità finanziaria.
• Criteri di valutazione. In questa sezione della richiesta di offerta vengono comunicati i criteri oggettivi con cui verranno valutati i fornitori ed inoltre vengono indicate le modalità di test, valutazione ed accettazione dei deliverables una volta assegnata la fornitura.