Timeboxing

La tecnica del timeboxing è sempre stata molto controversa ed ha alternato momenti di grande popolarità con momenti di scarso richiamo.

La sua applicazione parte dalla premessa che un progetto risulta vincolato dai seguenti elementi:

• tempi;
• costi;
• scope (ambito);
• qualità;
• risorse.

Se si fa variare uno di questi elementi, contemporaneamente occorre fare in modo di adeguare anche gli altri o alcuni di essi.

Il Timeboxing è costituito da una modalità per cui si fissa un tempo specifico per svolgere un certo task, oppure un insieme di task, oppure una fase di un progetto.

L’idea è quella di suddividere il lavoro da svolgere in periodi di tempo separati e di durata prefissata (le cosiddette timebox, scatole temporali) che hanno ciascuno i propri obiettivi, scadenze e budget.

Una volta che si è fissato il tempo e le risorse disponibili (e di conseguenza il costo che si è disposti ad accettare), i prodotti e la qualità dei prodotti saranno una conseguenza.

Quindi le opzioni possibili sono:

1. si produce quello che si riesce a produrre nel tempo disponibile e con le risorse assegnate;
2. oppure si assegnano sufficienti risorse in modo da ottenere i prodotti necessari nel tempo assegnato.

Applicazioni

In particolare, la precedente opzione 1) ha trovato una applicazione in alcune metodologie di sviluppo iterativo (es. Metodologia Agile) in quanto presenta alcuni vantaggi:

• porta le risorse ad una forte concentrazione di sforzi all’interno di una timebox per produrre il più possibile;
• quanto prodotto può costituire il risultato finale oppure un prodotto intermedio da perfezionare all’interno di una nuova timebox;
• si può dar vita così ad un ciclo di produzione che alterna release o versioni diverse dello stesso prodotto nel tempo.

Questa tecnica può trovare diverse applicazioni tra cui ad esempio lo sviluppo di software oppure la realizzazione di studi di fattibilità.

Quest’ultima applicazione appare interessante in quanto l’analisi di fattibilità fa parte delle attività di avvio di un qualsiasi progetto.
Infatti trattandosi di un’attività preliminare, per quanto importante, accade spesso che le informazioni disponibili siano vaghe e non sia chiaro quanto tempo occorra investire per esplorare ed approfondire le varie opzioni.

In questo caso il Project Manager può avere difficoltà a quotare il tempo, le risorse ed il costo necessari a svolgere questo lavoro.
Ma applicando la tecnica del timeboxing può fissare un tempo, un costo ed un numero di risorse prefissati e concordati con la committenza dopodichè il livello di approfondimento e di dettaglio dello studio di fattibilità sarà una conseguenza.

Ciò impone al team che svolge il lavoro un elevato commitment nel rispettare la timeline e, d’altra parte, richiede anche che lo Sponsor e il Comitato di Coordinamento del progetto siano preparati a fornire supporto e a intervenire rapidamente se richiesto a fronte di un problema che può avere un impatto sulla timebox.

Monitoraggio della timebox

Un aspetto importante della gestione di una timebox è costituito dalla suddivisione di essa in una serie di milestones ravvicinate, possibilmente settimanali in modo da assicurare una buona granularità di controllo dell’avanzamento.

La stessa timebox dovrebbe avere una durata compresa tra poche settimane e al massimo due mesi altrimenti questo approccio così cadenzato risulta difficilmente sostenibile e può portare al burnout del team di progetto.

Quando una timebox appare non produrre i risultati attesi, invece di estendere la deadline,  è opportuno che la timebox venga cancellata immediatamente e sia pianificata una nuova timebox con il fine di completare il lavoro della prima eventualmente con risorse diverse.

L’effetto è  quello di “sfidare” il team a produrre i risultati attesi entro la timebox.

Nelle organizzazioni che introducono il timeboxing tra le loro prassi si possono produrre inizialmente diverse cancellazioni prima che si sviluppi il giusto atteggiamento e commitment richiesto da questo sviluppo iterativo.