Una delle peculiarità della partecipazione ad un progetto è che i componenti del team si trovano a dipendere da almeno due figure di riferimento: il project manager ed il proprio responsabile funzionale.
Certamente non è una situazione facile. E le politiche organizzative non sempre aiutano.
Anche il project manager può avere più linee di riporto: un proprio superiore gerarchico, lo sponsor del progetto, a volte anche la Direzione.
Non si tratta di una patologia organizzativa.
Piuttosto si tratta di una situazione voluta in cui le modalità di gestione del lavoro e la negoziazione tra le parti coinvolte devono consentire di tenere in equilibrio le esigenze di tutti.
Compito del responsabile di progetto è di sapersi muovere senza timori reverenziali mediando tra le parti e soprattutto documentando ogni situazione problematica o soluzione proposta.
In tal senso, ogni project manager è chiamato a rendere conto del suo operato applicando sani principi di deontologia, trasparenza e professionalità.
Il ruolo di supporto delle politiche organizzative
Non c’è alcun motivo per temere le procedure interne alla nostra organizzazione.
Alcuni le identificano come burocrazia. Invece sono importanti perché fissano i ruoli, i compiti e i processi di lavoro delle persone e la loro presenza aiuta a:
- svolgere e completare il lavoro;
- accedere alle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto;
- capire come influenzare gli stakeholder per ottenere il loro consenso;
- comprendere dove attingere le informazioni critiche necessarie;
- comprendere i livelli di coordinamento delle persone;
- saper leggere tra le righe di ciò che viene detto o fatto.
L’influenza della politica organizzativa è inevitabile
Ciò che può intimorire sono i rapporti di forza all’interno dell’organizzazione. La tendenza a far prevalere il potere di alcuni a discapito di altri.
Ciò può dipendere da:
- Modello organizzativo e cultura
- Obiettivi in competizione
- Scarsità di risorse
- Eccesso di riservatezza
- Bisogno di prestigio e considerazione
- Insicurezza
- Ambiente di lavoro competitivo
- Pregiudizio
- Resistenza al cambiamento
Alcuni di questi fattori sono sempre presenti sul posto di lavoro, rendendo inevitabile le politiche organizzative proprio come strumento di contenimento e bilanciamento di queste pressioni.
Come muoversi?
Le reazioni più comuni nelle situazioni potenzialmente conflittuali sono la lotta o la fuga. Entrambe portano a conseguenze dannose.
Ma c’è sempre la possibilità di affrontare la situazione elaborando una strategia praticabile all’interno di un “eco-sistema” non necessariamente favorevole:
- Analizzando i fattori ambientali aziendali per individuare i punti di forza su cui fare leva.
- Svolgendo una analisi degli stakeholder per individuare gli interessi in gioco e le strategie di comunicazione da attuare con ciascuno di loro.
- Mettendo in gioco le proprie capacità negoziali per individuare gli spazi all’interno dei quali ricercare possibili accordi.
- Costruendo una rete di relazioni interne in grado di dare forza alla propria posizione e sfruttando il networking anche per la ricerca del consenso da parte degli stakeholder meno disponibili.
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