Fattori da considerare nel disegno della kanban board

Mentre l’applicazione dei principi del metodo Kanban può sembrare abbastanza semplice, la modellazione della prima Kanban board richiede riflessione e pianificazione in quanto dipende da una serie di fattori.

Vengono poste diverse domande: Come organizzarla? Gestire tutti i progetti su una singola scheda? Tutti i team su una singola scheda? Strutturarla per classe di servizio o per tipo di lavoro?

Si possono presentare anche problemi di processo.

Come definire i limiti del WIP per ogni colonna? Renderli proporzionali al numero di persone che lavorano in quella colonna? Occorre definire un fattore di utilizzo della capacità? Come gestire le code?

Tuttavia, questi sembrano essere problemi più avanzati da affrontare dopo che una scheda iniziale è stata progettata e utilizzata per un po’ di tempo.

La sfida più immediata e significativa (in termini di impegno e impatto) per la maggior parte dei team è quella di definire il layout e l’organizzazione della scheda di base.

Due aspetti chiave di questa analisi sono:

• Criteri di misurazione delle prestazioni
• Come devono essere acquisiti i dati e poi utilizzati per il roll-up e il reporting

I team devono riflettere su quali siano i loro obiettivi aziendali. Quali dimensioni chiave delle prestazioni sono importanti per loro e la loro organizzazione? Che tipo di report possono essere necessari una volta che la scheda è stata predisposta? Quanto sarebbe facile modificarli, se necessario?

Queste e altre domande devono essere affrontate in anticipo.

Su cosa focalizzarsi?

In linea generale, il focus dei team che utilizzano il metodo Kanban è quello di affrontare le problematiche relative ai tempi di consegna e di ciclo, la produttività, i costi dei ritardi e la capacità di prevedere e assumere impegni con la committenza. Tuttavia, a seconda della natura delle attività da gestire, la soluzione può variare.

Una volta che queste decisioni sono state prese, può diventare abbastanza semplice decidere come dovrebbe essere organizzata la Kanban board.

Mentre ci possono essere molti fattori che determinano il design della scheda Kanban, i 10 fattori più ricorrenti sono i seguenti:

• Qual è il contesto in cui calare l’impiego della scheda kanban?
• Quali lavori si prestano meglio ad essere gestiti con una scheda kanban?
• Qual è il modello informativo che si vuole implementare attraverso la kanban board?
• Quale articolazione della scheda è migliore (in verticale e orizzontale)?
• Qual è il mix di lavoro da gestire?
• Qual è la granularità del flusso di lavoro?
• Qual è il livello di dettaglio del lavoro da svolgere?
• Come fissare dei limiti al work-in-progress (WIP)?
• Quali sono le classi di servizio?
• Come dovrà essere utilizzata la scheda?