Processo decisionale di gruppo

Per un project manager gestire le comunicazioni e risolvere problemi fa parte della quotidianità.

A volte non è per lui possibile prendere decisioni in autonomia e non è neanche consigliabile.

Infatti, una decisione condivisa facilita il consenso ed evita la presa di distanza di chi non ha partecipato alla decisione.

D’altra parte il processo decisionale di gruppo richiede tempo rispetto ad una decisione presa individualmente.

Ciò accade a causa della complessità che emerge quando le “teste pensanti” sono più di una.

Possono emergere tra i membri del team anche conflitti di opinione che richiedono tempo per essere risolti e superati.

Se ben condotto, il processo decisionale di gruppo risulta più efficace di quello individuale ma è sicuramente meno efficiente perché appunto richiede di investire tempo nell’analizzare la quantità di opzioni e punti di vista che emergono dal team.

Quindi tutto dipende dall’approccio che utilizziamo per massimizzare l’efficacia minimizzando l’inefficienza intrinseca.

Ma prima di organizzare un brainstorming può essere utile partire da più lontano.

Presupposti per un brainstorming efficace

Ci sono alcuni pre-requisiti che occorre considerare prima di avviare un processo decisionale di gruppo:

1. Verificare se si ha davvero bisogno del gruppo per decidere. Non tutte le decisioni devono essere prese insieme con il team. In alcuni casi le persone potrebbero non avere le competenze necessarie per fornire un contributo efficace oppure potrebbero fare valutazioni errate. Su casistiche ricorrenti può essere utile coinvolgere il team, ma su progetti e situazioni nuove forse è meglio coinvolgere persone interne o esterne più esperte.
2. Stabilire obiettivi chiari. Le persone del gruppo di lavoro sono anche loro prese da ritmi frenetici e non hanno molto tempo e voglia di partecipare a riunioni di cui non hanno ben compreso la finalità, l’agenda e soprattutto il contributo loro richiesto.
3. Fare una pre-analisi. Fare il punto della situazione aiuta il processo decisionale di gruppo in quanto ne contestualizza il lavoro. Ad esempio, se si tratta di un incontro per analizzare delle criticità, può essere utile predisporre un diagramma causa-effetto per supportare la discussione. Oppure un diagramma di Pareto. Se si tratta di fare il punto sullo stato dei lavori può essere utile fare riferimento al diagramma di Gantt.
4. Concordare gli strumenti da utilizzare per decidere. Ad esempio, si possono utilizzare analisi SWOT, Mind Mapping, Alberi decisionali e griglie di valutazione per selezionare le proposte migliori.
5. Concordare l’approccio utilizzato per decidere. E’ bene utilizzare approcci strutturati. In particolare, sarà necessario attraversare i seguenti passaggi:
   1. Raccogliere informazioni per identificare e definire il problema.
   2. Produrre e valutare soluzioni alternative.
   3. Individuare le soluzioni migliori.
   4. Definire un piano di azione e le responsabilità di attuazione.
   5. Formalizzare in un documento le decisioni prese.

Svantaggi del processo decisionale di gruppo

• Richiede tempo
• Alcuni componenti del team particolarmente competenti potrebbero non essere disponibili.
• Può generare conflittualità tra membri del team
• Occorre raccogliere e organizzare molte informazioni prima del brainstorming
• Richiede competenza nella gestione strutturata del brainstorming

Vantaggi del processo decisionale di gruppo

• Fa emergere valutazioni e punti di vista diversi
• Consente di prendere in considerazione più opzioni
• Aggiunge ricchezza di analisi
• Favorisce il consenso del team sulle decisioni prese
• Può risultare determinante nel costruire lo spirito di squadra