Fattori ambientali aziendali e asset dei processi organizzativi

I fattori ambientali aziendali (FAA) e gli asset dei processi organizzativi (APO) sono ripetutamente menzionati all’interno del Project Management Body of Knowledge in quanto costituiscono un input per quasi tutti i processi di project management che vi sono descritti.

Per la verità non sono fornite molte indicazioni su cosa queste espressioni significhino, per cui è molto importante averne una chiara comprensione soprattutto da parte di chi si accinge a sostenere il test di certificazione PMP.
FAA APO
Per Fattori Ambientali Aziendali si intendono l’insieme delle condizioni che influenzano i comportamenti delle persone all’interno di un’organizzazione. Tali fattori possono essere sia interni che esterni e costituiscono quindi dei condizionamenti per ogni tipo di attività che venga svolta da una certa organizzazione.

Esempi di FAA possono essere:

  • la cultura organizzativa;
  • i valori aziendali;
  • i regolamenti interni e le normative cui l’operatività deve sottostare;
  • le politiche interne (es. la politica del personale) ed esterne (es. vincoli legislativi, privacy ecc.);
  • le infrastrutture di cui un’organizzazione può disporre;
  • le condizioni di mercato;
  • la propensione al rischio da parte del management.

Questi fattori possono in alcuni casi agevolare il lavoro di un team di progetto, mentre in altri casi possono ostacolarlo. Per questo motivo è fondamentale prevederne l’impatto sul ciclo di vita di un progetto in modo da prendere eventuali contromisure per proteggersi dalle implicazioni sfavorevoli. In fase di pianificazione di un progetto è quindi importante che il project manager precisi tali impatti in modo da concordare con il management le azioni di contenimento da svolgere.

Per Asset dei Processi Organizzativi si intende l’insieme delle procedure e strumenti di cui un’organizzazione si dota per lo svolgimento della propria operatività. Non ci si riferisce qui solo a processi e strumenti di project management ma a tutti i processi aziendali e gli strumenti metodologici e tecnologici presenti in un’organizzazione per la gestione della propria attività.

Esempi di APO possono essere:

  • le procedure di assicurazione e controllo qualità;
  • le procedure per l’assunzione, l’allocazione, la formazione e valutazione del personale;
  • le procedure per la produzione di beni e servizi;
  • le tecnologie di produzione impiegate dall’azienda;
  • gli standard di ciascun settore interno;
  • il sistema di knowledge management;
  • i sistemi informativi aziendali;
  • i format di comunicazione interna;
  • le tecnologie di comunicazione utilizzate dall’organizzazione;
  • gli strumenti e la metodologia di project management utilizzati.

Gli asset dei processi organizzativi sono elementi facilitanti il lavoro del team di progetto ed è quindi importante fin dalle fasi preliminari di un progetto comprendere come possono essere sfruttati al meglio.

Il team di progetto, in quanto utilizzatore di tali asset, è inoltre chiamato in ogni fase del ciclo di vita di un progetto a proporre eventuali migliorie ad essi contribuendo così al processo di crescita aziendale. In tal senso, gli APO costituiscono anche un output di alcuni dei processi di project management descritti nel PMBOK®.