Per piano di contingency si intende un piano finalizzato a individuare i rischi possibili per un progetto e definire le misure di contenimento e le riserve necessarie per finanziare tali misure (riserva di contingency e di management).
Questo piano è necessario per proteggere gli obiettivi di un progetto dagli impatti di eventi negativi.
Ad esempio, la probabilità che ogni attività che si trova sul percorso critico di un progetto sia puntuale diminuisce progressivamente con l’aumentare del numero di attività e dei percorsi di rete paralleli non critici.
Inoltre possono esserci rischi di natura tecnica, finanziaria, organizzativa, oppure legata all’indisponibilità di tutte le competenze necessarie.
Non ci si riferisce a rischi di natura astratta ma ad eventi che si sono già presentati su progetti analoghi o lavorando per lo stesso cliente.
Non occorre quindi pensare ad ogni possibile “armageddon” ma a casistiche reali cui possono essere attribuite una probabilità di accadimento ed un impatto qualora si presentino.
E d’altra parte procedere senza una valutazione dei rischi è irresponsabile indipendentemente dalla natura, durata e dimensione del progetto.
Pertanto la predisposizione di un piano di contingency include:
- l’individuazione svolta con il team di progetto di eventi reali che potrebbero mettere a rischio il buon esito dei lavori ed il loro inserimento in un registro dei rischi;
- l’assegnazione a ciascun evento rischioso di un peso in termini di probabilità e impatto;
- la determinazione del valore del danno potenzialmente creato dal manifestarsi di quell’evento:
- l’individuazione di strategie per proteggersi e del loro costo;
- una valutazione del rapporto tra costo della strategia e danno potenziale;
- la definizione di un budget di contingency per coprire i costi delle strategie di protezione.
Una volta approvato il piano dal management, andrà monitorata in corso d’opera l’attuazione delle strategie per verificarne l’adeguatezza.
La predisposizione del piano di contingency avviene insieme a tutte le altre attività di pianificazione e non dovrebbe essere considerata un’attività opzionale in quanto un project manager ha proprio il compito di gestire il delivery e proteggere il progetto dai possibili rischi.
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