Nella gestione dei contratti di progetto si possono presentare situazioni in cui emergono reclami e rivendicazioni a fronte di incomprensioni od insolvenze nel rispetto dei requisiti di progetto.
La gestione del contenzioso nei progetti può riguardare sia il rapporto con la committenza di un progetto sia il rapporto con terze parti (fornitori o subappaltatori).
E’ bene ricordare sempre che un project manager può trovarsi in ogni momento implicato in situazioni di questo tipo sia in forma diretta che mediata dal vertice aziendale.
Ciò comporta pertanto responsabilità di natura legale nella gestione dei progetti e di conoscenza ed osservanza delle clausole contrattuali, in particolare per quanto riguarda scadenze e penali.
Solitamente il rischio di contenzioso si presenta nei momenti di consegna dei prodotti di un progetto a fronte di requisiti che possono non essere stati raccolti o che possono essere stati fraintesi.
In generale tutta l’attività di pianificazione di un progetto, con particolare riguardo all’analisi dei requisiti, è finalizzata ad evitare questo tipo di situazioni ed è quindi importante che venga destinata una quantità sufficiente di tempo per raccogliere le esigenze, gli obiettivi e bisogni degli stakeholders di progetto e principalmente del cliente finale.
Azioni da svolgere per gestire il contenzioso nei progetti
Fermo restando quindi che una delle principali cause di insuccesso di un progetto è costituita da errori nelle fasi che precedono la vera e propria implementazione, ed una volta rilevato l’emergere di un contenzioso, per gestire in modo efficace il contenzioso nei progetti è necessario:
- analizzare la base contrattuale;
- esaminare la documentazione prodotta durante il progetto (è quindi opportuno che ogni attività venga tracciata ed ogni documento prodotto venga archiviato);
- definire sulla base delle due precedenti fonti di informazioni una strategia di gestione dl contenzioso.
In particolare è opportuno che ogni progetto archivi in modo minuzioso tutti i documenti che vengono prodotti ed anche ricevuti a corredo del lavoro di terze parti:
- contratti cliente-fornitore;
- contratti di subappalto;
- documentazione di progetto;
- contenuti del sito di progetto;
- disegni, illustrazioni e mappe utilizzate nel progetto;
- note di consegna;
- verbali di accettazione dei deliverables di progetto;
- fatture e ricevute;
- time sheet e fogli di rendicontazione;
- minute delle riunioni e working papers;
- corrispondenza riguardante il progetto;
- report giornalieri o settimanali e report di avanzamento lavori;
- email;
- appunti e presentazioni fatte alla committenza;
- notifiche fatte o ricevute.
Per quanto riguarda la strategia di gestione del contenzioso nei progetti e prima di attivare una procedura di escalation può essere opportuno tentare di negoziare con le parti interessate al fine di ricercare una soluzione fattibile e di reciproca soddisfazione. Perché questo sia possibile è necessario prima aver ben compreso i vincoli contrattuali con le loro possibili interpretazioni da un punto di vista legale.
Per mettere a fuoco la strategia può essere utile rispondere preliminarmente ai seguenti quesiti:
- quale rapporto vogliamo mantenere con i nostri partner contrattuali?
- quali sono le politiche delle nostre altre unità aziendali coinvolte o interessate?
- che rapporto c’è tra il contenzioso e gli obiettivi concordati per il progetto?
- come incide il contenzioso sui nostri obiettivi di business?
- chi occorre coinvolgere nella gestione del contenzioso?
- quanto sono solide le prove di cui disponiamo?
Come detto, una buona gestione del contenzioso richiede un buon livello di documentazione.
Quando sono stati raccolti tutti i documenti disponibili occorre presentarli in modo tale che prefigurino le possibili opzioni nell’impostare una strategia. Questo riguarda anche il caso non si intenda perseguire una strategia “aggressiva” con il cliente in quanto occorrerà sempre presentare al management la situazione in modo chiaro.
Quindi il documento che illustra la situazione dovrà essere:
- sintetico;
- basato sui fatti;
- con allegata la documentazione di appoggio.
Solo su questa base potrà essere svolta una negoziazione con la controparte ed eventualmente avviata la procedura di escalation.
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