Contrattualistica nei progetti

La gestione della contrattualistica nei progetti è legata ai processi di procurement ed ai contratti di subappalto che vengono adottati.

Indipendentemente dal fatto che i contratti riguardino l’acquisizione di servizi o di mezzi o di materiali oppure di risorse umane, è importante comprendere quali sono i punti chiave da tenere sotto osservazione senza dimenticare che anche il contratto stesso con cui il progetto viene commissionato è soggetto alle stesse logiche di carattere amministrativo e legale.

Ciò vuol dire che è bene applicare gli stessi criteri di pianificazione, gestione e monitoraggio e controllo sia al main contractor sia ai sub contractor del progetto.

In particolare, per una corretta gestione della contrattualistica nei progetti, è necessario comprendere come arrivare a selezionare i fornitori giusti e la forma contrattuale più appropriata.

A tal fine, occorre far precedere ogni iniziativa in questa direzione da una analisi Make-or-Buy volta a chiarire i reali vantaggi nell’acquisire lavoro, servizi e strumenti da terze parti piuttosto che, ove possibile, al proprio interno.

Una volta deciso cosa acquisire dall’esterno, occorre svolgere cinque passaggi fondamentali per assegnare e gestire un contratto:

• Definire i beni e servizi oggetto dell’appalto. E’ importante che vengano chiarite le funzionalità e le prestazioni attese di quanto deve essere acquisito da terze parti. Queste informazioni verranno dettagliate in un documento SOW che sarà utilizzato per richiedere offerte ai potenziali fornitori in forma diretta oppure tramite bando di gara.
• Determinare come sollecitare i fornitori. E’ importante, prima di tutto, comprendere il tipo di contratto cui si desidera giungere: a prezzo fisso oppure variabile oppure time & material. In base a questo vengono predisposti i documenti necessari per gestire la trattativa con i fornitori: richiesta d’offerta/preventivo, bando di gara, accordo quadro ecc. In questa fase occorre anche definire il metodo e le griglie con cui verranno valutate le risposte dei fornitori. Inoltre è bene prevedere momenti di incontro con tutti i fornitori contattati per fornire riposte ad eventuali quesiti sulle modalità di risposta ai documenti inviati.
• Valutare le offerte e aggiudicare l’appalto. In questo passaggio vengono ricevute le risposte alle richieste d’offerta o al bando di gara e valutate in base al metodo ed alle griglie definite nella fase precedente. Potrà quindi essere individuata una rosa di soggetti potenzialmente aggiudicatari con cui svolgere eventualmente successivi approfondimenti e trattative. Al termine di questo percorso sarò di fatto selezionato il soggetto aggiudicatario.
• Controllare il corretto svolgimento dell’appalto. Questo passaggio garantisce che sia il fornitore che le prestazioni di quanto fornito soddisfino i requisiti dell’appalto secondo i termini del contratto. Naturalmente, è opportuno che le verifiche vengano fatte in corso d’opera in modo da anticipare problemi che potrebbe essere difficile correggere solo in fase di consegna.
• Chiudere il contratto a lavori ultimati. Il passaggio finale è quello di chiudere il contratto. Questo passaggio documenta gli accordi ed i risultati dell’appalto per riferimenti futuri. Questo processo richiede più di una semplice presa d’atto dell’ultimazione dei lavori. Si tratta infatti di svolgere anche attività amministrative quali la definizione di eventuali contenziosi, l’aggiornamento della documentazione in modo da riflettere i risultati finali, e l’archiviazione di tali informazioni. I termini e le condizioni contrattuali originarie possono prevedere specifiche procedure per la chiusura che andranno completate per garantire la conformità a quanto concordato tra le parti.