Sito di progetto: creazione ed utilizzo

L’avvio di un progetto coincide con un periodo di forte fermento di attività che spesso non lasciano tempo a tutto ciò che non sia strettamente correlato alla pianificazione ed al delivery.

Tuttavia, soprattutto in progetti di vaste dimensioni, può esser utile dedicare tempo ad attività di infrastrutturazione dell’ambiente di lavoro che possa risultare utile e di supporto al team di progetto.

Home page del sito di progettoIn particolare, la costruzione del sito di progetto può essere utile per centralizzare i lavori e la produzione di documenti di project management.

Team virtuali possono inserire le informazioni sul loro lavoro direttamente nel sito e renderle così disponibili a tutti gli stakeholders coinvolti nel progetto.

Inoltre il sito di progetto serve per strutturare i flussi di lavoro, i processi di project management adottati, le guide operative, i format documentali ed i workflow di approvazione.

Ulteriori funzionalità possono comprendere il sistema di archiviazione dei documenti di progetto, l’ambiente di collaborazione, il blog di progetto, il calendario delle attività, e gli strumenti per l’accesso in  mobilità e la condivisione di informazioni.

Costituisce in tal senso un hub informativo ed un punto di riferimento per l’operatività.

Vantaggi del sito di progetto

Più specificatamente i benefici introdotti dal sito di progetto sono:

  1. facilita enormemente lo scambio di informazioni tra gli stakeholders;
  2. concentra l’attenzione del team di progetto sulle attività a valore aggiunto sollevandolo dalle necessità di gestione e archiviazione dei documenti;
  3. riduce i tempi di gestione di team virtuali e distribuiti;
  4. diminuisce il tempo ed il costo per la gestione dei processi di project management;
  5. consente di adattarsi alle necessità di ogni progetto conservando una struttura di base che può essere definita per tutti i progetti.

In particolare, l’ultimo punto è molto importante in quanto la struttura di base dell’ambiente su cui costruire i siti dei vari progetti può essere decisa e definita una volta per tutte dal Project Management Office e poi resa disponibile ai vari team per le necessarie personalizzazioni.

La tecnologia di base può essere fornita da piattaforme di collaborazione come Microsoft Sharepoint o Google Sites.

Struttura del sito di progetto

Il sito di progetto consiste di un sistema di content management organizzato con files dinamici che contengono le informazioni chiave di progetto e consentono di gestire i processi di project management necessari:gestione degli eventi

  • gestione delle risorse umane;
  • gestione dei tempi e dei costi;
  • gestione dei contratti e degli approvvigionamenti;
  • gestione della comunicazione di progetto;
  • gestione dei deliverables prodotti e dei cicli di test e accettazione;
  • gestione della qualità e dei rischi di progetto;
  • gestione delle modifiche e del configuration management;
  • monitoraggio e controllo dell’avanzamento lavori;

Tutte le suddette piattaforme di collaborazione consentono di costruire un template per la struttura del sito e di renderlo disponibile per gestire progetti.

Una volta che il template è stato predisposto può quindi essere ritagliato ed adattato alle necessità di un nuovo progetto e migliorato nel tempo sulla base dell’esperienza degli ulteriori progetti che seguiranno.

Particolare attenzione deve essere dedicata al processo di event & issue management che caratterizza buona parte del lavoro di problem solving del team una volta che un progetto entra nella fase di realizzazione.

In questo caso il tracciamento e la gestione degli eventi deve essere reso agevole guidando le persone nella registrazione dei problemi emersi, nell’analisi dei sintomi, nell’individuazione delle azioni risolutive,  nella gestione delle eventuali modifiche alle specifiche di progetto.