Cultura di progetto e i fattori che la supportano

Per cultura di progetto si intende l’attitudine di una organizzazione e delle persone che ci lavorano a gestire i progetti applicando approcci strutturati e metodologie consolidate.

Significa anche che le persone sono in grado di comprendere la differenza tra progetti e attività correnti e i differenti ruoli che nascono quando occorre portare avanti nuove iniziative a vari livelli di complesssità.

Il livello di maturità di un’organizzazione nell’applicazione della disciplina del project management puà essere misurato con la metodologia OPM3.

In questo modo è possibile rilevare che molte organizzazioni sostengono di impegnarsi nel garantire il successo dei progetti senza mettere in atto tutto ciò di cui hanno bisogno per ottenere questo risultato.

La creazione di una cultura di progetto richiede tempo e precise azioni organizzative per adottare standard interni e metodi consolidati.

Inoltre occorre formare i responsabili di progetto e i membri dei team di progetto affinché applichino tali standard e metodi nel lavoro di progetto.

Ma il management di un’organizzazione che vuole adottare questo nuovo modo di operare non può limitarsi a questo.

Occorre lavorare sul clima interno e sulla possibile resistenza al cambiamento creando le condizioni perché non si abbia un rigetto.

I fattori che supportano la creazione di una cultura di progetto sono:

• Orientamento ai risultati. Se si desidera che i progetti abbiano successo, occorre che tutte le persone che vi partecipano siano concentrate sui risultati e che il loro lavoro venga monitorato per garantire che sia mirato a fornire i benefici attesi.
• Relazioni interpersonali. E’ necessario favorire lo stabilirsi di buone relazioni tra i membri dei team a tutti i livelli. Questo dipende dal management e dal responsabile di progetto. Tutti devono avere ben chiaro che relazioni positive portano al successo e i conflitti mal gestiti portano al disastro. Senza buoni rapporti di lavoro, sarà difficile riuscire a completare i progetti con successo.
• Impegno degli stakeholders. Le parti interessate sono collaborative oppure non vengono coinvolte? Esistono aree di incertezza sul ruolo che ciascuno stakeholder dovrebbe avere? Un project manager deve comprendere che compete a lui gestire le relazioni e la comunicazione con gli stakeholder. In particolare deve mobilitare gli stakeholder chiave e la committenza per rilevarne le aspettative e gestirne il consenso.
• Tolleranza ai conflitti. Il conflitto è spesso una conseguenza di differenze di vedute sugli obiettivi di un progetto o sulle modalità di gestione. L’importante è che il conflitto non si trasformi in uno scontro. Per questo motivo occorre imparare a gestire i conflitti negoziando con tutte le parti coinvolte. L’assenza di capacità negoziali da parte dei project manager è spesso il principale ostacolo alla creazione di una cultura di progetto all’interno dell’organizzazione.
• Enfasi sul lavoro di squadra. Ciò significa non lavorare in silos e richiede di abbattere le barriere tra i dipartimenti per il bene del progetto. Significa anche curare la formazione del personale in modo da allinearne le competenze a ciò che è richiesto dai progetti in cui si trova coinvolto.
• Disciplina. L’applicazione di una metodologia strutturata di project management richiede disciplina ed una precisa governance. La definizione dei criteri di governance deve essere effettuata con la collaborazione di tutto il management e tali criteri devono valere per tutti i progetti
• Orientamento al rischio. Ogni progetto comporta un certo margine di rischio. Quindi è necessario sapere come gestire i rischi e una buona cultura di progetto aiuterà il personale di supporto nell’assumere rischi calcolati.
• Interdipendenza. Interdipendenza significa la consapevolezza che il lavoro nelle moderne organizzazioni non può essere svolto solo individualmente e che per ottenere un risultato è necessaria la collaborazione di più persone. Il risultato quindi dipende dall’apporto di ciascuno. La diffusione di questa consapevolezza costituisce la premessa del successo di un progetto perché da essa derivano lo spirito di squadra e l’orientamento ai risultati.
• Apprendimento. Infine, una buona cultura di progetto supporta e incentiva l’apprendimento di tutto il personale. L’apprendimento può essere formale o informale: una formazione adeguata sui processi di lavoro e sulle tecniche, ma anche l’apprendimento informale che deriva dal fare qualcosa di sbagliato e migliorarlo alla prima occasione. Significa anche imparare nel tempo come lavorare in modo efficiente e modificare i processi e i metodi fino a trovare la soluzione più efficace.