Stime di progetto: criteri e livello di precisione

La necessità di effettuare delle stime di progetto interviene in ogni fase del ciclo di vita.

In particolare nella fase di pianificazione emerge la necessità di mettere a fuoco i valori attesi per quanto riguarda tempi, risorse, costi, qualità e rischi di progetto. Ma in realtà queste stime sono precedute, con diversi livelli di approssimazione, da valutazioni fatte in fase di avvio e di pre-fattibilità.

Il livello di precisione cresce infatti man mano che ci si avvicina all’esecuzione del progetto.

Di conseguenza vengono utilizzati i seguenti criteri di stima:

• Stima dell’ordine di grandezza (finalizzata alla verifica di fattibilità o concettuale): si usa durante le fasi preliminari ed è una stima con ampio margine di approssimazione e con informazioni non dettagliate.
• Stima preliminare (per Analogia): più fine della precedente, basata ove possibile su progetti svolti in precedenza e con caratteristiche similari.
• Stima di Budget (Top-down): si usa nei momenti che precedono l’avvio del progetto per ottenere fondi ed approvazioni.
• Stima definitiva (Bottom-up): si usa durante la fase di pianificazione per verificare la compatibilità con le stime precedentemente svolte.
• Stima finale: costi effettivamente sostenuti nello sviluppo complessivo del progetto

In particolare le stime di progetto definitive devono essere svolte in modo da massimizzarne i vantaggi:

• accuratezza;
• coinvolgimento del team di progetto;
• informazioni basate su una analisi di dettaglio del progetto;

contenendone al tempo stesso gli svantaggi:

• maggior tempo richiesto per le valutazioni;
• tendenza delle risorse a sovrastimare le attività in termini di tempo e di costo per proteggersi da eventuali imprevisti;
• tempo richiesto per scomporre il lavoro in componenti più elementari e dettagliati.

D’altra parte le stime di progetto per analogia possono offrire in alternativa un buon compromesso pur fornendo un livello di precisione inferiore a quelle basate sul lavoro effettivo da svolgere.

La scelta su quali criteri adottare nei vari passaggi dipende dal Project Manager, dalla sua esperienza, dalle dimensioni ed importanza del progetto, dall’approccio di project management che si intende seguire.

Inoltre, in particolare per le stime di progetto relative alle tempistiche, occorre sottolineare che:

• la durata di ciascuna attività di un progetto non è una variabile deterministica ma appartiene ad una popolazione statistica;
• le risorse coinvolte nella stime dei tempi tendono a fornire un’indicazione che abbia alta probabilità del 90% – 95% di realizzarsi.

Questo fatto può produrre come conseguenza che ogni risorsa tenda a sovrastimare e proteggere la sua parte di progetto perché è consuetudine colpevolizzare chi finisce in ritardo, mentre:

• chi finisce in anticipo la prossima volta si vedrà accorciato il tempo a disposizione;
• chi non spende il budget la prossima volta ne avrà a disposizione uno inferiore.

Pertanto ciascuna risorsa:

• produrrà stime che contengono al loro interno delle riserve di tempo a protezione delle scadenze;
• tenderà ad utilizzare tutto il tempo / budget che ha a disposizione (legge di Parkinson).

Infine, una volta concordata la durata del lavoro da svolgere, le risorse tenderanno oltretutto ad attivarsi solo a ridosso delle scadenze previste consumando comunque tutta la protezione (“Sindrome dello studente”).

Per cercare di contenere queste tendenze può essere quindi utile applicare il metodo della Critical Chain.