Come migliorare le stime

Uno dei compiti più importanti nel project management consiste nell’effettuare stime appropriate del lavoro da svolgere in modo da soddisfare i requisiti dei prodotti da rilasciare.

Sebbene le stime di progetto costituiscano una parte importante della pianificazione, spesso non viene posta sufficiente attenzione a questo passaggio e questa carenza costituisce una delle principali cause di insuccesso di molti progetti.

E’ possibile migliorare le stime applicando una combinazione di metodi peraltro di semplice comprensione:

1. Stima analogica. Prendendo come base i dati di progetti simili svolti in passato.
2. Stima parametrica. Moltiplicando i valori legati alla produzione di un determinato deliverable e moltiplicandoli per il numero di deliverables dello stesso tipo.
3. Stima a tre punti. Prendendo in considerazione per ogni stima un valore ottimistico, uno pessimistico ed uno fornito da una persona esperta o consulente.
4. Stima botton-up. Partendo da un’analisi approfondita dei work package presenti nella WBS.
5. Parere di esperti. Coinvolgendo consulenti interni ed esterni nella formulazione delle stime.

All’inizio di un progetto la precisione è solitamente modesta se le informazioni disponibili sono limitate. Se sono invece presenti informazioni di progetti simili svolti precedentemente, questo fatto può migliorare le stime in modo sostanziale.

I criteri ed il livello di precisione varia in funzione dello stadio in cui si trova il progetto. Man mano che il progetto avanza e vengono acquisite maggiori informazioni, le stime diventano via via più precise.

Ci sono diversi modi per facilitare il processo di stima ed aumentare la precisione. Nel seguito verranno indicate alcune linee guida utili per aumentare la probabilità di successo nel rispettare i vincoli di progetto concordati con la committenza.

Accorgimenti per migliorare le stime

1. Definire il lavoro correttamente. Uno dei motivi principali per cui i responsabili di progetto non riescono a valutare correttamente le stime è dovuta dalla mancanza di chiarezza nella definizione dell’ambito del progetto. I team di progetto non riescono a identificare i work package significativi e le attività necessarie a produrli. In questo caso occorre dettagliare ulteriormente il lavoro da svolgere all’interno della WBS.
2. Utilizzare le tecniche di stima corrette. E’ importante prendere in considerazione una combinazione delle tecniche precedentemente descritte per migliorare le stime rendendole più precise.
3. Disporre delle persone giuste per effettuare le stime. Non può essere il project manager ad effettuare le stime da solo. Deve coinvolgere le persone che svolgeranno materialmente il lavoro. In alcuni casi è necessario avere anche il parere dei loro capi oppure di altro personale interno più esperto oppure di consulenti esterni.
4. Fornire stime progressive. Lasciarsi sempre la possibilità di rivedere le stime iniziali aggiornandole sulla base delle informazioni che emergono in corso d’opera.
5. Tracciare l’impegno e la durata. Un monitoraggio continuo dell’effort e durata di ogni attività aiuta a migliorare le stime future. Queste informazioni, se ben tracciate e documentate, aiuteranno a pianificare meglio progetti simili svolti in futuro e saranno preziose per l’organizzazione e per i project manager che ne fanno parte.
6. Definire riserve per gestire gli imprevisti. Identificare i rischi nelle attività di progetto riduce il margine di incertezza e migliora la capacità di stima. L’insorgere di eventi non sufficientemente valutati può portare ad attività che durano più a lungo o che costano più del previsto. Analizzando i rischi è possibile prendere delle contromisure ed accantonare riserve di tempo e denaro per poterli gestire senza mettere in crisi il progetto.