Errori di schedulazione

La costruzione dello sviluppo temporale di un progetto costituisce un passaggio importante per ogni project manager. Occorre quindi conoscerne le modalità per evitare possibili errori di schedulazione.

In questo possono essere di grande aiuto i software di project management che consentono di risparmiare tempo prezioso.

Attraverso la definizione del cronoprogramma è possibile individuare le aree di inefficienza, i colli di bottiglia ed individuare diverse opzioni con cui articolare lo sviluppo dei lavori.

Inoltre l’individuazione del percorso critico consente di concentrare l’attenzione sulle attività che lo compongono sia in termini di monitoraggio e controllo, sia per effettuare interventi di crashing finalizzati a contenere i possibili ritardi.

Esiste una vasta casistica di progetti non andati a buon fine a causa di una sostanziale improvvisazione e mancanza di attenzione nello strutturare il piano dei lavori.

Spesso il project manager va di fretta e dimentica di considerare alcuni aspetti importanti commettendo alcuni importanti errori di schedulazione.

Mancato coinvolgimento del team

Quando si pianifica in isolamento non si dispone di tutte le informazioni necessarie.

Se il team di progetto non viene coinvolto nella pianificazione, considererà il cronoprogramma come qualcosa di imposto.

Di conseguenza non si sentirà coinvolto e l’effetto sarà di deresponsabilizzare le risorse che finiranno inevitabilmente per attribuire eventuali insuccessi all’incapacità del responsabile di progetto.

E’ quindi importante acquisire il consenso del team coinvolgendolo. Difficilmente chi ha partecipato alla definizione delle tempistiche potrà poi contestarle.

Tutto questo consente di ottimizzare il lavoro del team purché non vengano commessi ulteriori errori di schedulazione.

Scarso utilizzo di milestones

Una milestone costituisce un punto di controllo importante nello sviluppo di un progetto.

E’ quindi necessario che questi snodi significativi vengano evidenziati nel cronoprogramma:

• La fine di una fase del progetto
• Le principali date di consegna intermedie
• L’inizio di una nuova fase
• Una riunione di revisione con il cliente

Si tratta di tutti esempi di momenti chiave che possono e devono essere rappresentati da una milestone.

Tra gli errori di schedulazione più frequenti c’è proprio lo scarso utilizzo di questi punti di controllo.

Oppure paradossalmente in alcuni casi se ne fa un uso eccessivo quando ogni riunione di lavoro è rappresentata da una milestone.

Sarebbe opportuno evidenziare solo le scadenze più importanti che dovrebbero essere distribuite in modo uniforme ma non troppo ravvicinato lungo tutta la durata del progetto.

Mancata verifica della disponibilità di risorse

In molti casi il progetto viene strutturato correttamente. Presenta delle milestone significative.

Ma quando si arriva a svolgere il lavoro le persone non sono disponibili.

Questo costituisce uno degli errori di schedulazione più ricorrenti.

La disponibilità delle risorse deve essere verificata prima di definire le tempistiche di progetto.

Le persone vanno in ferie, hanno altri impegni e devono essere quindi coinvolte nel precisare qual è il livello di disponibilità che possiamo attenderci da loro.

Mai dare nulla per scontato.

Non usare le baseline

Molti project manager hanno l’abitudine di creare una nuova versione della schedulazione ogni volta che devono modificare qualcosa.

In questo modo si mandano in giro diversi files che rischiano di confondere chi li legge perché non tutti sono allineati all’ultima versione.

Invece è molto meglio utilizzare un software che consenta nello stesso documento di rappresentare qual era la situazione all’inizio dei lavori, come si è modificata successivamente e com’è al momento attuale.

Ciò consente di rendere evidenti gli scostamenti e le criticità che ne possono derivare.

Non mantenere aggiornato l’andamento temporale

Spesso il cronoprogramma viene predisposto nelle fasi di avvio del progetto e non viene più riconsiderato in seguito.

Si va di fretta e ci si dimentica di aggiornarlo e di usarlo per analizzare i possibili scostamenti.

Il risultato è che il project manager finisce per rincorrere continuamente problemi che invece potrebbe anticipare se solo tenesse traccia di ciò che accade.

Rivedere una volta a settimana la schedulazione è utile proprio per organizzare meglio il proprio lavoro e quello del team e porsi in chiave proattiva e non reattiva rispetto a tutti gli eventi che costellano il ciclo di vita di un progetto.