Attività a durata fissa, lavoro fisso, unità fisse in MS Project

Molte persone che utilizzano abitualmente Microsoft Project come strumento di pianificazione hanno difficoltà a muoversi tra i diversi parametri che il software consente di gestire.

Ciò non è dovuto tanto a carenze di tipo metodologico o terminologico ma effettivamente non sempre sono chiare a tutti le implicazioni dell’utilizzo di un parametro.

Non solo. In funzione dei parametri che si inseriscono nel software, se si opera in programmazione automatica, spesso Microsoft Project introduce automaticamente delle modifiche che dipendono proprio dai parametri inseriti.

E questo porta molte persone ad operare in modalità manuale perdendo buona parte delle potenzialità offerte dal software.

In particolare uno dei comportamenti che risulta ai più imprevedibile si verifica in caso di modifica della durata di un’attività o delle risorse ad essa assegnate.

È possibile infatti che si desideri modificare la durata di un’attività, ma si sa che se lo si fa, MS Project cambierebbe automaticamente le percentuali delle risorse assegnate.

Questo in genere accade in modalità di programmazione automatica a causa dei tipi di attività sottostanti.

I concetti di lavoro, durata e unità

Per lavoro si intende l’entità dello sforzo (effort) necessario per completare un’attività. Di solito è rappresentato in ore/uomo, giorni/uomo o settimane/uomo. Cioè una stima del tempo che una persona impiegherebbe per completare il lavoro.

Per durata si intende il tempo necessario per completare un’attività da parte di un certo numero di risorse su cui viene “spalmato” il lavoro. Di solito è rappresentata in Ore, Giorni o Settimane.

In Microsoft Project il calendario di lavoro standard prevede che un giorno sia pari ad 8 ore di lavoro e una settimana è considerata di 5 giorni lavorativi. Naturalmente, cambiando le impostazioni del calendario oppure definendo un nuovo calendario di lavoro, è possibile modificare questi valori.

Per unità si intende la disponibilità di risorse per completare un’attività. Le risorse potrebbero essere persone, attrezzature, strutture o materiali necessari per completare un’attività. Solitamente è espressa in percentuale rispetto alla risorse esistenti. Esempio: Sergio dedicherà il 50% del suo tempo (4 ore al giorno) per svolgere una determinata attività.

I tre termini precedenti sono correlati tra loro, il che significa che se il lavoro aumenta, la durata o le unità dovrebbero aumentare per completare il lavoro.

Questo può essere semplicemente rappresentato dalla seguente formula di programmazione:

Lavoro = Durata x Unità

Le unità nella formula sopra sono generalmente inserite in percentuale.

Esempio 1: se una persona ( unità al 100% ) lavora su un’attività Y per sei giorni ( durata ), il lavoro totale vale sei giorni/uomo.

Esempio 2: se tre persone lavorano quattro ore al giorno (50%+50%+50%=150% unità) sulla stessa attività Y dell’esempio precedente (lavoro pari a 6 giorni/uomo), l’attività verrebbe completata in quattro giorni (durata).

Tipologia di attività supportate in Microsoft Project

Il software consente di gestire tre tipi diversi di attività:

• Attività a Durata Fissa
• Attività a Lavoro Fisso
• Attività ad Unità Fisse

Inoltre un’attività a durata fissa o unità fisse può essere impostata anche su “basata sulle risorse” (Effort Driven). MS Project fornisce una specifica casella di controllo per questi due tipi di attività.

La figura seguente mostra i tre tipi di attività e la casella di controllo.

In un’attività a durata fissa questa è appunto considerata costante. Eventuali modifiche alle unità o al lavoro assegnati non influiscono sulla durata dell’attività.

In un’attività a lavoro fisso questo è considerato costante (fissa). Qualsiasi modifica alle unità o alla durata assegnate non influisce sul lavoro dell’attività.

In un’attività ad unità fisse queste sono considerate costanti. Eventuali modifiche alla durata o al lavoro non influiscono sulle unità assegnate dell’attività.

Per impostazione predefinita, ogni attività in Microsoft Project è impostata su Unità fisse. In caso di modifica della durata dell’attività, MS Project ricalcola automaticamente il Lavoro utilizzando la formula sopra riportata.

Ad esempio, consideriamo l’attività Y come impostata ad unità fisse.

Se una persona (al 100% del suo tempo) lavora sull’attività Y per sei giorni, il lavoro complessivo è pari a sei giorni.

Se invece la stessa persona lavorasse (sempre al 100% del suo tempo) sulla stessa attività Y per quattro giorni, il lavoro totale svolto sarebbe pari a quattro giorni. Le unità rimarranno fisse a meno che non si dica al software di modificarle.

Un’attività a durata fissa è invece richiesta quando vi è un rigoroso vincolo temporale e non vi è flessibilità sulla durata.

Impostando un’attività a durata fissa e impostando anche “basata sulle risorse” significa che stiamo dicendo al software di mantenere fisso anche il lavoro. Pertanto, MS Project a questo punto può cambiare automaticamente solo le unità.

Come modificare un’attività in Microsoft Project

1 – Prima di tutto occorre attivare la vista Diagramma di Gantt in MS Project.

2 – In seguito occorre creare una nuova attività denominata Alpha.

3 – Fare doppio clic sulla riga contenente l’attività nel diagramma di Gantt. Si aprirà la finestra di dialogo “Informazioni attività”.

4 – Selezionare la scheda “Avanzate” nella finestra di dialogo “Informazioni attività”.

5 – Utilizzare il menu a discesa per il “Tipo di attività” per cambiarlo in Durata fissa.

6 – Fare clic sulla casella di controllo “Effort driven” (“Basata sulle risorse” nella versione italiana del software)

7 – Cliccare su OK