Il calcolo delle risorse necessarie per un progetto è una delle competenze principali per un project manager.
Riguarda tutto l’insieme di risorse richieste (personale, mezzi, materiali) ma è particolarmente impegnativo quando deve prendere in considerazione le caratteristiche che dovrà avere il team di progetto.
Ciò dipende non solo dalla comprensione dell’ambito e delle esigenze del progetto, ma anche dalla conoscenza dettagliata delle risorse umane disponibili, delle loro caratteristiche ed esperienze pregresse.
In questo sono avvantaggiate quelle organizzazioni che mantengono aggiornato il profilo di competenze del proprio personale.
In altri casi fare una previsione accurata può essere complicato, ma è importante per pianificare ed eseguire efficacemente il lavoro.
La tipologia di risorse necessarie dipenderà dalle competenze richieste dalle attività da svolgere per il completamento del lavoro. Queste, a loro volta, dipendono, dall’articolazione del lavoro così come descritta nella WBS di progetto.
Inoltre, il numero di risorse richieste per ciascuna tipologia dipenderà da come si vuole distribuire il carico di lavoro nel tempo richiesto tenendo conto di effort e durata.
Per un corretto dimensionamento può quindi essere utile procedere con le seguenti modalità.
5 passaggi per stimare le risorse
- Comprendere i contenuti del progetto. In particolare, occorre precisare i prodotti (deliverables) del progetto e le attività necessarie per produrli. Questo tipo di valutazione può essere fatta in due modi. Si può utilizzare Un approccio dal basso verso l’alto (utilizzando la conoscenza collettiva del team per prevedere ogni piccolo passo dall’inizio al completamento). E’ il metodo più accurato per prevedere le esigenze di risorse, ma può anche richiedere molto tempo e non essere pratico durante la fase di pianificazione del progetto. Un approccio dall’alto verso il basso (suddividere il progetto in esigenze di alto livello e lasciare che il team gestisca i dettagli entro un determinato periodo di tempo) può essere più veloce, ma spesso è significativamente meno accurato. Di solito una via di mezzo è la più pratica ed efficace per un project manager.
- Comprendere le caratteristiche del team. Nel project management è bene non aspettarsi mai che un individuo venga utilizzato al 100%. Inoltre, alcune risorse potrebbero essere più o meno produttive in media di altre, alcune potrebbero avere ferie imminenti o ferie previste, alcune potrebbero avere più giorni di malattia medi di altre e si può prevedere una diminuzione della produttività quando ci sono frequenti cambiamenti nel progetto. Occorre quindi conoscere la produttività del team e la disponibilità effettiva delle risorse per valutare di quante ne avremo necessità.
- Conoscere le caratteristiche del settore. Comprendere il contesto in cui si opera può aiutare a farsi un’idea di come i vari stakeholders possono influire sulla tempistica di un progetto. Ad esempio, operando in un settore con clienti governativi o dei servizi sanitari, ci si può aspettare un aumento della burocrazia e dei tempi di inattività durante le revisioni, le approvazioni, ecc. Inoltre è opportuno capire quanto le risorse sono impegnate anche in altri progetti. Un buon punto di partenza per questa analisi è parlare con gli altri project manager in modo da avere indicazioni sulla reale disponibilità e produttività delle risorse.
- Riesaminare i criteri di stima. Si possono utilizzare i criteri adottati in altri progetti similari. Se un’organizzazione è abituata a conservare la documentazione prodotta dai vari progetti, è possibile esaminare come sono state fatte le stime e quanto si sono rivelate attendibili. Altrimenti ci si può far aiutare dalle risorse del team tenendo presente che queste tendono a sovrastimare le durate per proteggersi da eventuali altre incombenze che dovessero sopravvenire. A tal fine si possono introdurre dei correttivi con una stima a 3 punti.
- Confrontare diversi scenari. Si possono considerare diverse ipotesi sul tempo necessario alle risorse per completare determinate attività e quindi anche una differenza proporzionale nel costo del lavoro richiesto. Per questo motivo, può essere un enorme vantaggio per un’organizzazione costruire più scenari di progetto per analizzare la differenza di tempistica e profitto nel calcolo delle risorse. Strumenti come Microsoft Project possono consentire di effettuare rapidamente delle simulazioni per trovare la migliore allocazione di risorse per il progetto.
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