Decisioni e livelli di autorizzazione

Numerose sono le decisioni che devono essere prese durante il ciclo di vita di un progetto.

Numerose sono anche le opzioni che si presentano e che devono essere attentamente valutate prima di prendere ogni iniziativa.

Inizialmente occorre definire i criteri per selezionare un determinato progetto oppure le motivazioni che portano ad avviare un progetto rivolto al mercato.

Occorre decidere come organizzare i lavori, chi se ne dovrà occupare e come si svilupperà il progetto.

In corso d’opera sarà poi necessario prendere una miriade di decisioni volte a favorire l’avanzamento dei lavori, a recuperare i ritardi, ad assegnare le responsabilità e a gestire le inevitabili modifiche in corso d’opera.

Non tutte queste decisioni ricadono necessariamente sulle spalle del responsabile di progetto.

Alcune coinvolgono direttamente il management, soprattutto in fase di avvio del progetto. Altre riguardano l’insieme degli stakeholders, altre ancora il team di progetto ed il project manager.

Per questi motivi un’organizzazione deve avere chiari i ruoli necessari per gestire un progetto ed i livelli di autorizzazione che caratterizzano ciascuno di questi ruoli nel processo decisionale.

Non tutti possono fare tutto. Non tutti possono accedere a tutte le informazioni e non tutti hanno lo stesso ruolo nel processo decisionale. Dipende dalla fase in cui si trova il progetto e dall’oggetto stesso di ciascuna decisione.

Livelli di autorizzazione nel processo decisionale

Ogni organizzazione dovrebbe definire in modo organico e formale le modalità di governance e le procedure di escalation per affrontare le diverse tipologie di problemi che si possono presentare durante lo svolgimento di un progetto.

Ad esempio, deve essere chiaro fin dove si può spingere l’autonomia decisionale del project manager e quando invece si rendono necessarie le approvazioni da parte del management.

In generale un project manager deve operare per supportare il processo decisionale del management documentando le varie opzioni, i pro e i contro delle diverse decisioni. In alcuni casi può essere lasciato libero di decidere lui cosa fare e come operare.

I livelli di autorizzazione dipendono dal livello di maturità di un’organizzazione nella gestione dei progetti. Da quanto le prassi sono consolidate, dall’esperienza dei responsabili di progetto. Possono cambiare quindi nel tempo ma devono in ogni momento essere chiari e formalizzati in modo che ogni partecipante ad un progetto conosca il proprio margine di autonomia.

Anche i più moderni software di project management presuppongono diversi livelli di autorizzazione nell’accesso alle informazioni e nelle modalità di modifica.

Inoltre la collaborazione all’interno di un progetto necessita di definire workflow in cui ognuno interviene esclusivamente per la parte che lo riguarda.

Ad esempio, nella gestione delle varianti in corso d’opera, tutti hanno la possibilità di proporre una modifica ma solo il project manager può delegare la valutazione della modifica e solo i soggetti delegati all’analisi della modifica potranno formulare linee guida, proposte e valorizzazioni degli interventi da fare. Infine sarà il responsabile di progetto a valutare con il management l’opportunità di procedere approvando la modifica in base alle valutazioni raccolte.

La definizione di una procedura interna per la gestione delle modifiche ed il workflow che struttura il processo decisionale devono essere definiti aziendalmente e poi implementati nel sistema utilizzato per gestire il progetto.

Analogamente deve essere fatto per gestire le criticità di progetto. Ogni issue deve essere tracciata e gestita seguendo passaggi formali che delimitino le decisioni che ciascuno può prendere.

Non si tratta di burocratizzare oltre il necessario il lavoro. Si tratta di rendere evidente chi ha deciso cosa e quando in modo da poter allocare correttamente le responsabilità e soprattutto verificare successivamente il livello di efficacia delle decisioni prese.